Analiza SWOT dzieli sytuację organizacji na cztery obszary: mocne strony, słabe strony, szanse i zagrożenia. Samo wypisanie kilkunastu haseł niewiele daje. W KGW warto zrobić ją raz w roku albo przed przygotowaniem większej strategii i od razu przełożyć wynik na działania.

Mocne strony – to, co już macie

Przykłady: aktywny zespół, dobra kuchnia, własny lokal, doświadczenie w wydarzeniach, rozpoznawalność w gminie, relacje z mediami, umiejętności rękodzielnicze, samochód lub sprzęt. Mocna strona powinna być faktem, nie życzeniem.

Słabe strony – bariery wewnętrzne

Brak podziału obowiązków, jedna osoba odpowiedzialna za wszystko, chaos w dokumentach, brak młodszych członków, słaba promocja, brak wiedzy o dotacjach. Nie chodzi o krytykę ludzi, tylko o obszary, które organizacja może poprawić.

Szanse – co dzieje się wokół?

Nowy program grantowy, zainteresowanie produktami regionalnymi, powstanie lokalnego targu, współpraca ze szkołą, rozwój turystyki, nowy dom kultury, wydarzenie powiatowe. Szansa jest zewnętrzna – koło nie tworzy jej samo, ale może ją wykorzystać.

Zagrożenia – czego nie kontrolujecie?

Rosnące koszty, brak miejsca na wydarzenia, zmniejszająca się liczba mieszkańców, konkurencja o sponsorów, zmiany przepisów, ryzyko pogodowe przy imprezach plenerowych.

Najważniejszy etap: połączcie pola

Jeżeli macie mocną stronę „świetne przetwory” i szansę „nowy jarmark regionalny”, decyzją może być stworzenie profesjonalnej oferty stoiska. Jeśli słabą stroną jest brak promocji, a szansą rosnący zasięg lokalnych mediów, warto przeszkolić dwie osoby i przygotować bank zdjęć.

Nie wpisujcie 30 punktów w każdej ćwiartce

Po dyskusji wybierzcie po trzy–pięć najważniejszych elementów. Następnie do każdego dopiszcie decyzję: wykorzystać, poprawić, ograniczyć ryzyko albo monitorować.

Przykład decyzji po SWOT

Słabość: tylko prezes zna wszystkie kontakty. Zagrożenie: zmiana zarządu. Działanie: do końca miesiąca stworzyć wspólną bazę partnerów i przekazać dostęp sekretarzowi oraz skarbnikowi.

SWOT warto robić w grupie

Jedna osoba ma ograniczoną perspektywę. Dobrze zaprosić członków do krótkich anonimowych odpowiedzi, a następnie omówić wyniki na warsztacie. Moderator powinien pilnować, żeby rozmowa dotyczyła organizacji, nie osobistych sporów.

Warsztat SWOT w 45 minut

  1. 10 minut – każdy sam zapisuje po 2–3 punkty do każdej kategorii;
  2. 15 minut – grupa łączy podobne odpowiedzi;
  3. 10 minut – wybiera po maksymalnie pięć najważniejszych;
  4. 10 minut – do każdego punktu dopisuje konkretną decyzję lub działanie.

Ostatni krok jest kluczowy. Bez niego SWOT pozostaje opisem sytuacji, a nie narzędziem zarządzania.