Dobrze przygotowany arkusz potrafi zastąpić kilka zeszytów i dziesiątki wiadomości. Nie chodzi o tworzenie skomplikowanych formuł, ale o jedno miejsce, w którym dane są uporządkowane i można je łatwo aktualizować. Arkusze Google dodatkowo pozwalają kilku osobom pracować na tym samym pliku, dodawać komentarze i wracać do wcześniejszych wersji.

1. Budżet wydarzenia

Kolumny: kategoria, planowany koszt, rzeczywisty koszt, numer dokumentu, osoba odpowiedzialna. Prosty wzór pozwala od razu zobaczyć, czy wydarzenie mieści się w budżecie.

2. Lista uczestników wyjazdu

Imię i nazwisko, pokój, płatność, dieta w niezbędnym zakresie, numer kontaktowy organizatora. Dane trzeba ograniczyć do tego, co rzeczywiście jest potrzebne.

3. Porównanie ofert

Zamiast porównywać trzy wyceny „na oko”, można zestawić cenę, transport, wyżywienie, termin płatności, warunki rezygnacji i dodatkowe koszty.

4. Harmonogram projektu

Każde zadanie może mieć termin, osobę odpowiedzialną, status i komentarz. Dzięki filtrowaniu zarząd widzi tylko zadania opóźnione albo przypisane konkretnej osobie.

5. Ewidencja wyposażenia

Nazwa przedmiotu, data zakupu, miejsce przechowywania, wartość, numer dokumentu zakupu, stan techniczny. Takie zestawienie jest szczególnie przydatne przy zmianie zarządu.

6. Magazyn produktów i materiałów

Przy większej działalności można prowadzić ilości serwetek, opakowań, materiałów dekoracyjnych czy produktów trwałych. Arkusz nie zastąpi profesjonalnego magazynu, ale dla małego koła często wystarczy.

7. Kalkulacja kosztu potraw

Wprowadzając ilość składnika i cenę jednostkową, można policzyć koszt całej receptury i porcji. To rozwinięcie poradnika o food cost w KGW.

8. Kalendarz dotacji i konkursów

Program, instytucja, termin, wymagany wkład, status, link i osoba odpowiedzialna. Dzięki temu dobre nabory nie giną w zakładkach przeglądarki.

9. Kontakty do partnerów

Firma, osoba kontaktowa, telefon, e-mail, historia współpracy. Nie zapisujcie zbędnych danych prywatnych – baza ma służyć konkretnemu celowi.

10. Plan publikacji

Data, temat, format, kanał, zdjęcie, osoba odpowiedzialna i status. To prosty kalendarz redakcyjny dla Facebooka czy strony internetowej.

11. Lista zadań przed wydarzeniem

Filtry i checkboxy dobrze sprawdzają się jako wspólna checklista, którą na bieżąco widzi kilka osób.

12. Podsumowanie roku

Liczba wydarzeń, uczestników, pozyskanych środków, partnerów czy szkoleń może później posłużyć do rocznego sprawozdania i planowania kolejnego roku.

Najważniejsza zasada: jeden arkusz, jedno zastosowanie

Nie próbujcie zmieścić wszystkich danych KGW w jednym pliku z 25 zakładkami. Lepiej mieć kilka prostych arkuszy, umieszczonych w uporządkowanych folderach, niż jeden gigantyczny dokument z niejasnymi uprawnieniami.

Jak nie zepsuć arkusza współdzielonego?

Warto zablokować komórki z formułami, zostawić krótką instrukcję w pierwszej zakładce i ograniczyć edycję do osób, które rzeczywiście wprowadzają dane. Przy większym zestawieniu korzystajcie z filtrów zamiast sortowania całej tabeli bez wiedzy innych osób. Nazwijcie też wersje pliku przed ważnymi zmianami.

Dobry arkusz odpowiada na jedno pytanie

Budżet odpowiada: „ile planowaliśmy i ile wydaliśmy?”. Lista wyposażenia: „co mamy i gdzie to jest?”. Harmonogram: „kto co robi i do kiedy?”. Jeżeli arkusz nie odpowiada na żadne konkretne pytanie, zwykle jest zbyt skomplikowany.