Lokalna redakcja dostaje wiele zapowiedzi. Jeśli najważniejsze informacje są schowane w trzecim akapicie, wiadomość może zostać pominięta. Dobra informacja prasowa jest krótka, konkretna i gotowa do dalszej redakcji.

Tytuł mówi, co się wydarzy

Zamiast „Serdecznie zapraszamy na wyjątkowe wydarzenie” napisz: „KGW Nowa Wieś organizuje w sobotę bezpłatne warsztaty pieczenia chleba”. Redaktor od razu wie, o czym jest materiał.

Pierwszy akapit odpowiada na pięć pytań

Kto organizuje? Co? Kiedy? Gdzie? Dlaczego warto o tym napisać? Jeśli jest ciekawy element – rekordowa liczba uczestników, jubileusz, unikalna tradycja – powinien pojawić się szybko.

Dalej dodaj kontekst

2–4 krótkie akapity wystarczą: program, historia inicjatywy, cytat organizatora, znaczenie dla mieszkańców. Nie trzeba opisywać całej historii koła przy każdej wiadomości.

Dodaj dane praktyczne

Adres, godzina, koszt lub informacja o bezpłatnym wstępie, zapisy, kontakt dla mediów. Jeśli wysyłasz zapowiedź, jasno zaznacz możliwość przyjazdu fotografa lub rozmowy z organizatorem.

Załącz dobre zdjęcia

2–5 zdjęć w wysokiej jakości jest lepsze niż 30 plików. Podaj autora zdjęcia i krótki opis, kto lub co znajduje się na fotografii.

Mail powinien być prosty

W temacie wiadomości napisz miejscowość i wydarzenie. W treści krótko przedstaw materiał, a pełną informację wklej również do maila zamiast wymagać otwierania załącznika.

Przykładowy układ informacji

Tytuł: „W sobotę w Nowej Wsi odbędzie się pierwszy konkurs tradycyjnych wypieków”. Lead: dwa zdania z datą, miejscem i najważniejszą atrakcją. Rozwinięcie: program, sens wydarzenia, cytat. Na końcu: kontakt i informacje organizacyjne.

Cytat powinien coś wnosić

„Serdecznie zapraszamy wszystkich mieszkańców” można napisać bez cytatu. W wypowiedzi prezesa lepiej umieścić motywację albo konkretną historię: dlaczego wydarzenie powstało i co chce zmienić.

Kiedy wysłać materiał?

Zapowiedź wydarzenia lokalnego zwykle warto wysłać co najmniej kilka dni wcześniej, a przy większym wydarzeniu jeszcze wcześniej, aby redakcja mogła zaplanować obecność. Informację po wydarzeniu wyślij szybko, najlepiej gdy temat jest jeszcze aktualny.

Nazwa plików ma znaczenie

Zamiast „IMG_5834.jpg” nazwij zdjęcie „warsztaty-kgw-nowa-wies-fot-anna-nowak.jpg”. Redakcja od razu wie, co zawiera plik i kto jest autorem.