Wysyłanie tego samego komunikatu do kilkudziesięciu przypadkowych skrzynek daje słabe efekty. Znacznie lepiej znać 10–20 właściwych kontaktów i wiedzieć, jakie tematy interesują każdą redakcję.

Zacznij od mapy lokalnego rynku

Wpisz portale gminne i powiatowe, lokalne gazety, radio regionalne, telewizję regionalną, portale wydarzeniowe oraz profile informacyjne. Sprawdź, które z nich faktycznie publikują własne materiały.

Zbieraj dane użyteczne

W arkuszu wystarczą kolumny: nazwa medium, strona, e-mail redakcji, imię dziennikarza jeśli znane, telefon, obszar zainteresowania, data ostatniego kontaktu i uwagi.

Nie kupuj baz mailingowych

W PR liczy się dopasowanie. Publicznie dostępny adres redakcji można znaleźć na stronie medium. Jeśli znasz konkretnego dziennikarza zajmującego się regionem lub kulturą, wiadomość może być lepiej zaadresowana.

Aktualizuj bazę co pół roku

Redakcje zmieniają adresy, dziennikarze przechodzą do innych mediów, część portali przestaje działać. Usuń martwe kontakty i dopisz nowe.

Zapisuj historię relacji

Jeśli konkretna redakcja chętnie publikuje materiały o wydarzeniach rodzinnych, a inna interesuje się historią regionu, zanotuj to. Kolejny temat wyślesz bardziej świadomie.

Media to relacja, nie jednorazowa wysyłka

Po publikacji podziękuj za materiał, poprawnie oznacz redakcję w social mediach i pamiętaj o niej przy kolejnych ciekawych historiach. Nie kontaktuj się wyłącznie wtedy, gdy potrzebujesz reklamy.

Podziel kontakty według zasięgu

Osobno oznacz media gminne, powiatowe, regionalne i branżowe. Temat o małym warsztacie może być świetny dla portalu gminnego, ale niekoniecznie dla regionalnej telewizji. Jubileusz lub unikalna tradycja mogą zainteresować szerzej.

Szanuj sposób kontaktu redakcji

Jeżeli redakcja prosi o wysyłanie materiałów na ogólny adres, korzystaj z niego. Nie zdobywaj prywatnego numeru dziennikarza tylko po to, aby ominąć oficjalny kanał.

Dodaj kolumnę „tematy”

Przy każdej redakcji zapisz, co publikuje: kultura, samorząd, kulinaria, historia, wydarzenia. Dzięki temu przy nowym temacie łatwo wybierzesz właściwych odbiorców.

Nie wysyłaj załączników po kilkadziesiąt MB

Duże zdjęcia najlepiej przekazać przez link do folderu lub chmury, o ile redakcja akceptuje taką formę. Sam mail powinien być lekki i czytelny.