Lokalne portale potrzebują informacji ze swojej gminy i powiatu. KGW ma często dokładnie takie treści: wydarzenia, sukcesy mieszkańców, tradycje, konkursy, projekty społeczne i ciekawe historie. Problemem bywa sposób ich podania.
Poznaj profil redakcji
Zobacz, jakie informacje portal publikuje najczęściej. Jedne redakcje stawiają na szybkie newsy, inne na rozmowy i reportaże. Nie wysyłaj identycznego komunikatu do wszystkich bez sprawdzenia, czy temat pasuje.
Nie proś o reklamę, proponuj temat
„Prosimy o promocję naszego festynu” stawia redakcję w roli bezpłatnego działu marketingu. Lepsze podejście brzmi: „W niedzielę organizujemy pierwszy w gminie konkurs dawnych receptur, w którym wystąpi 12 zespołów. Mamy zdjęcia i osobę, która opowie o historii tych potraw”.
Wysyłaj informacje z wyprzedzeniem
Jeżeli chcesz zapowiedzi wydarzenia, nie pisz w sobotę wieczorem o imprezie w niedzielę rano. Przy większych wydarzeniach pierwsza informacja może trafić do redakcji 2–3 tygodnie wcześniej, a przypomnienie kilka dni przed terminem.
Dostarcz materiał gotowy do użycia
Mail powinien zawierać temat, krótki lead, najważniejsze fakty, kontakt oraz kilka fotografii. Nie trzeba pisać długiego artykułu, ale redakcja musi od razu wiedzieć, dlaczego informacja jest ciekawa.
Bądź dostępny
Jeśli dziennikarz oddzwania po godzinie z prośbą o doprecyzowanie liczby uczestników, szybka odpowiedź może przesądzić o publikacji. Wyznacz jedną osobę do kontaktu i podawaj numer telefonu.
Szanuj niezależność redakcji
Portal może skrócić materiał, zmienić tytuł albo zrezygnować z publikacji. Jeżeli zależy Ci na gwarantowanej formie i treści, zapytaj o ofertę reklamy lub materiał sponsorowany zamiast próbować kontrolować artykuł redakcyjny.
Buduj relację przez cały rok
Nie kontaktuj się tylko wtedy, gdy potrzebujesz promocji. Informuj również o sukcesach, ciekawych inicjatywach i sprawach ważnych dla mieszkańców. Po kilku dobrych materiałach redakcja może sama zacząć dzwonić do KGW po komentarz.
Prowadź prostą bazę kontaktów
Zapisz nazwę portalu, adres redakcji, osobę kontaktową, telefon i tematykę. Aktualizuj bazę po każdej współpracy. To pozwala uniknąć wysyłania wiadomości do nieaktualnych skrzynek.
Prosty układ wiadomości do redakcji
Temat maila: nazwa wydarzenia + miejscowość + data. Pierwsze zdanie: najciekawszy fakt. Drugi akapit: co, gdzie i kiedy. Trzeci: dlaczego temat jest istotny. Na końcu kontakt i informacja o zdjęciach. Taki mail można przeczytać na telefonie w minutę.
Nie wysyłaj załączników bez wyjaśnienia
Mail „w załączniku informacja prasowa” zmusza dziennikarza do otwierania dokumentu, zanim wie, czy temat jest interesujący. Najważniejsze informacje umieść również w treści wiadomości. PDF lub DOCX może być dodatkiem, nie jedynym nośnikiem treści.