Organizator wydarzenia zwykle chce szybko ustalić, czym będzie stoisko, ile zajmie miejsca i jakiego zaplecza potrzebuje. Im bardziej kompletne pierwsze zgłoszenie, tym mniej wiadomości trzeba później wymieniać.
Co podać w pierwszym kontakcie
- pełną nazwę KGW i miejscowość;
- rodzaj stoiska: gastronomiczne, rękodzielnicze, promocyjne lub mieszane;
- orientacyjny asortyment;
- wymiary namiotu lub stoiska;
- zapotrzebowanie na energię elektryczną – najlepiej w watach lub kilowatach;
- potrzebę dostępu do wody;
- numer telefonu do osoby odpowiedzialnej na miejscu.
Zapytaj o warunki zanim zapłacisz
Poproś o regulamin wystawców, wysokość opłaty, sposób rozliczenia, godziny montażu i demontażu, możliwość parkowania, zasady wjazdu technicznego oraz informację, czy organizator zapewnia stoły, namioty lub przyłącze prądu.
Gastronomia wymaga więcej informacji
Jeżeli sprzedajecie żywność, upewnijcie się, jakie wymagania organizator stawia stoiskom gastronomicznym. Nie zakładajcie, że samo dopuszczenie do imprezy zastępuje obowiązki sanitarne lub podatkowe. Warto mieć przygotowane informacje o alergenach, sposobie przechowywania żywności i rodzaju wykorzystywanego sprzętu.
Zdjęcie stoiska pomaga
Jedno dobre zdjęcie wcześniejszego stoiska często ułatwia organizatorowi decyzję i dobór miejsca. Nie musi to być profesjonalna sesja. Ważne, aby było widać skalę, estetykę i rodzaj ekspozycji.
Potwierdź ustalenia na piśmie
Jeżeli ustalenia odbywały się telefonicznie, wyślij krótkie podsumowanie: termin, koszt, wielkość miejsca, prąd i dodatkowe świadczenia. Dzięki temu w dniu imprezy łatwiej uniknąć sporów o to, co miało zostać zapewnione.
Przy większych wydarzeniach przydaje się też poradnik Jak przygotować KGW do udziału w dożynkach?.