Jarmark bożonarodzeniowy jest wydarzeniem, w którym największa praca odbywa się na długo przed otwarciem stoiska. Jeśli koło zacznie planowanie tydzień wcześniej, zwykle kończy z przypadkowym asortymentem, zbyt dużą liczbą produktów i dekoracją, która utrudnia obsługę. Lepszy model to przygotowania etapami.

6–8 tygodni wcześniej: wybierzcie ofertę

Ustalcie maksymalnie kilka głównych grup produktów: wypieki, przetwory, pierogi lub dania świąteczne, stroiki, ozdoby i zestawy prezentowe. Nie każdy członek musi przygotować coś innego. Lepiej mieć spójną ofertę i jasną odpowiedzialność.

Policzcie ilości na podstawie poprzednich wydarzeń

Jeżeli macie dane z poprzedniego roku, wykorzystajcie je. Jeśli nie, przygotujcie trzy scenariusze: ostrożny, realistyczny i bardzo dobry. Produkty trwałe można przygotować wcześniej, natomiast świeże powinny być planowane tak, aby ograniczyć ryzyko strat.

4 tygodnie wcześniej: ustalcie wygląd stoiska

Świąteczne stoisko łatwo przeładować. Wybierzcie 2–3 kolory, jeden rodzaj etykiet i wspólną formę cenników. Oświetlenie powinno podkreślać produkty, ale nie może utrudniać ich wydawania. W zimie szczególnie ważne są obciążenia namiotu, zabezpieczenie przewodów i możliwość ochrony produktów przed wilgocią.

Przygotujcie zestawy prezentowe

Zestaw z trzema produktami często sprzedaje się łatwiej niż trzy osobne produkty. Może też podnieść średnią wartość zakupu. Warto mieć 2–3 warianty cenowe i jasno pokazać, co znajduje się w środku.

Dwa tygodnie wcześniej: rozpocznijcie komunikację

Nie publikujcie jednego plakatu pięć razy. Pokażcie przygotowania stroików, pakowanie pierników, osoby pracujące przy produktach, krótką historię receptury i konkretne informacje o tym, co będzie dostępne. Jeśli prowadzicie Facebooka, pomocny będzie poradnik Facebook dla KGW.

Dzień przed: przygotujcie logistykę

  • produkty i zapas w opisanych pojemnikach;
  • cenniki i etykiety;
  • terminal, gotówkę i ładowarki;
  • opakowania i torby;
  • środki higieniczne;
  • materiały promujące koło;
  • listę osób i godziny zmian.

W dniu jarmarku obserwujcie sprzedaż

Nie trzymajcie całego zapasu na stole. Uzupełniajcie go stopniowo. Jeżeli jakiś produkt szybko znika, informujcie o tym w relacjach. Jeżeli coś sprzedaje się słabo, warto zmienić jego ekspozycję, połączyć w zestaw albo zaproponować degustację, jeśli pozwalają na to warunki. Ta wskazówka dotyczy żywności i napojów bezalkoholowych. Publiczna degustacja napojów alkoholowych jest w ustawie przykładem promocji i wymaga osobnej oceny; zobacz poradnik o degustacji i częstowaniu alkoholem.

Po jarmarku zapiszcie wynik

Policzcie sprzedaż według kategorii, produkty niesprzedane i godziny największego ruchu. Dzięki temu kolejny sezon zaczniecie od danych, a nie od pamięci. To jedna z najprostszych metod profesjonalizacji działalności koła.

Ustalcie zasady personalizacji i rezerwacji

Przy stroikach, paczkach i zestawach klienci często pytają o rezerwację albo zmianę zawartości. Zdecydujcie wcześniej, do kiedy można składać zamówienia i czy pobieracie zaliczkę. Unikniecie sytuacji, w której przygotujecie kilkanaście spersonalizowanych zestawów, których nikt nie odbierze.

Przygotujcie ofertę dla firm i instytucji

Świąteczne zestawy mogą interesować lokalne firmy, urząd, szkołę lub partnerów KGW. Taka sprzedaż wymaga wcześniejszego kontaktu i jasnej wyceny, ale pozwala zaplanować część produkcji przed jarmarkiem i zmniejszyć ryzyko niesprzedanego zapasu.