W wielu kołach funkcjonuje niepisana zasada, że do mediów zawsze wypowiada się przewodnicząca lub prezes. To wygodne, ale nie zawsze najlepsze. Jeżeli materiał dotyczy konkursu kulinarnego, bardziej wiarygodna może być osoba odpowiedzialna za kuchnię. Jeśli tematem jest projekt młodzieżowy – koordynatorka projektu.
Rozdziel reprezentację formalną od wypowiedzi eksperckiej
To, kto może formalnie podpisywać dokumenty w imieniu KGW, wynika ze statutu i zasad reprezentacji. Wypowiedź do mediów jest czymś innym: koło może wskazać osobę, która najlepiej zna temat i potrafi jasno o nim opowiedzieć.
Wyznacz 2–3 osoby, które potrafią rozmawiać z mediami
Nie trzeba tworzyć rzecznika prasowego. Wystarczy, że zarząd wie, kto w razie telefonu dziennikarza może szybko zebrać fakty, udzielić podstawowej informacji i wskazać osobę do nagrania.
Dobieraj rozmówcę do tematu
- sprawy zarządu i kierunku działalności – prezes lub osoba z zarządu;
- wydarzenie – koordynator wydarzenia;
- kuchnia regionalna – osoba prowadząca warsztaty lub przygotowująca potrawę;
- projekt finansowany z dotacji – osoba prowadząca projekt, po uzgodnieniu danych finansowych;
- historia i tradycja – członek, który rzeczywiście zna lokalny kontekst.
Przy trudnym temacie nie improwizuj
Jeżeli pytanie dotyczy konfliktu, skargi, finansów albo wypadku podczas wydarzenia, nie należy odpowiadać na szybko tylko dlatego, że dziennikarz dzwoni. Poproś o zakres pytań, sprawdź fakty i ustal wspólne stanowisko. Lepiej wrócić z dokładną odpowiedzią niż prostować później błędne informacje.
Jedno koło, jeden zestaw faktów
Różne osoby mogą mówić innym stylem, ale daty, liczby, nazwy partnerów i podstawowe fakty powinny być spójne. Przed większym wydarzeniem przygotuj krótką kartę informacyjną: co, gdzie, kiedy, ilu uczestników, kto organizuje, kto finansuje i jaki jest cel.
Nie odbieraj głosu członkom
Media lubią różne perspektywy. Po oficjalnej wypowiedzi prezesa reporter może chcieć porozmawiać z członkami koła. Warto tylko wcześniej poinformować zespół, jakie są najważniejsze fakty i kto może udzielać informacji w sprawach wymagających formalnej precyzji.
Przećwicz pierwsze zdanie
Osoba reprezentująca KGW powinna potrafić w kilkunastu sekundach powiedzieć: kim jesteśmy, skąd jesteśmy i czego dotyczy sprawa. Taki prosty trening bardzo poprawia jakość wypowiedzi.
Przygotuj prostą kartę kontaktu medialnego
W wewnętrznym folderze warto mieć jedną stronę z nazwiskami osób upoważnionych do wypowiedzi w poszczególnych obszarach, ich numerami telefonów oraz krótką zasadą postępowania przy trudnym temacie. Dzięki temu osoba odbierająca telefon z redakcji nie musi improwizować ani podawać numeru przypadkowego członka koła.
Kiedy warto odmówić natychmiastowej odpowiedzi?
Jeżeli sprawa dotyczy pieniędzy, danych osobowych, sporu albo zdarzenia mogącego mieć konsekwencje prawne, można powiedzieć: „Chcemy podać precyzyjne informacje. Sprawdzimy dokumenty i oddzwonimy do godziny 14”. To profesjonalniejsze niż udzielanie niepewnej odpowiedzi pod presją czasu.