KGW coraz więcej spraw załatwia przez internet: wnioski, korespondencję z urzędami, dokumenty projektowe czy czynności w systemach administracji. W praktyce pojawia się jednak pytanie: kto ma podpisać dokument i jakiego rodzaju podpisu użyć? Odpowiedź zależy od konkretnej usługi i wymagań instytucji.
Profil zaufany to narzędzie tożsamości w administracji
Profil zaufany pozwala potwierdzić tożsamość w systemach administracji publicznej i składać podpis zaufany. Jest bezpłatny i przeznaczony przede wszystkim do kontaktów z podmiotami publicznymi. Nie należy automatycznie zakładać, że zastępuje każdy rodzaj podpisu w relacjach handlowych.
Podpis zaufany a kwalifikowany podpis elektroniczny
Podpis zaufany jest używany w usługach publicznych tam, gdzie przepisy i dany system go dopuszczają. Kwalifikowany podpis elektroniczny opiera się na kwalifikowanym certyfikacie i ma szersze zastosowanie prawne. Jeśli dokument albo umowa wymaga konkretnej formy, trzeba sprawdzić wymagania dla tej czynności, a nie kierować się samą nazwą „podpis elektroniczny”.
Kto powinien podpisywać w imieniu KGW?
Najpierw trzeba sprawdzić zasady reprezentacji zapisane w statucie. Jeżeli statut wymaga współdziałania dwóch członków zarządu, techniczna możliwość złożenia jednego podpisu online nie zmienia zasad reprezentacji koła. Dokument powinien zostać podpisany zgodnie z tym, kto jest uprawniony do składania oświadczeń woli.
Nie każdy system działa tak samo
W jednym portalu wystarczy uwierzytelnienie użytkownika, w innym trzeba podpisać dokument, a jeszcze w innym wymagane jest potwierdzenie wysłania przez konkretną funkcję systemu. Zawsze czytajcie instrukcję danej usługi. Przy PUE ARiMR sposób logowania i składania dokumentów wynika z reguł platformy, a przy innych urzędach może wyglądać inaczej.
Jak przechowywać podpisane pliki?
- zachowujcie ostateczny podpisany dokument;
- przechowujcie urzędowe potwierdzenie wysłania lub odbioru, jeżeli system je generuje;
- nazywajcie pliki datą i rodzajem sprawy;
- nie trzymajcie jedynej kopii na prywatnym komputerze osoby składającej dokument.
Najczęstszy błąd: „podpisałam profilem, więc wszystko jest załatwione”
Kluczowe jest nie tylko złożenie podpisu, ale też prawidłowe przesłanie dokumentu przez właściwą usługę i otrzymanie potwierdzenia. Sam podpisany plik na dysku nie oznacza, że został skutecznie złożony do urzędu.
Przy ważnych umowach sprawdź formę przed podpisaniem
Jeżeli KGW zawiera umowę o dużej wartości albo dokument ma szczególne wymagania prawne, nie warto eksperymentować. Najpierw należy ustalić wymaganą formę i zasady reprezentacji. To prostsze niż późniejsze prostowanie wadliwie podpisanej umowy.
Przed wysłaniem dokumentu sprawdźcie cztery rzeczy
- czy podpisuje właściwa osoba zgodnie ze statutem;
- czy dana usługa dopuszcza wybrany rodzaj podpisu;
- czy dokument jest w wymaganym formacie;
- czy po wysłaniu system wygenerował potwierdzenie lub status przyjęcia.
Jeśli dokument wymaga podpisu dwóch osób, najlepiej przećwiczyć techniczny sposób podpisania wcześniej. Szczególnie przy terminowych naborach nie warto pierwszy raz testować procedury w ostatniej godzinie.