CHECKLISTA DO DRUKU · DOTACJA
Teczka rozliczenia dotacji KGW
Koło: [ ] Program i numer umowy: [ ] Kwota: [ ] Termin wydatkowania: [ ] Termin rozliczenia: [ ]
1. Przed pierwszym wydatkiem
- Pobrano aktualny regulamin, umowę, budżet, instrukcję i urzędowy formularz rozliczenia właściwego programu.
- Sprawdzono cele finansowania, okres kwalifikowalności, limity i zakazane wydatki.
- Zapisano wymagany sposób opłacania wydatków i dokumentowania wkładu własnego, jeśli dotyczy.
- Ustalono osoby zatwierdzające zakupy oraz zasady opisywania dokumentów.
- Wpisano do kalendarza termin sprawozdania i ewentualne terminy zmian w projekcie.
2. Przy każdym zakupie
- Wydatek odpowiada pozycji budżetu i celowi programu.
- Dokument jest wystawiony na właściwe dane KGW i zawiera potrzebne dane sprzedawcy.
- Zachowano dowód płatności oraz potwierdzenie odbioru towaru lub usługi.
- Na kopii / w opisie wskazano cel, zadanie, pozycję budżetu i źródło finansowania zgodnie z wymogami programu.
- Przy zmianie zakresu lub kwoty uzyskano wymagane wcześniejsze uzgodnienie.
3. Rejestr wydatków
| Data | Nr dokumentu | Wydatek i zadanie | Kwota | Dowód płatności |
|---|---|---|---|---|
| [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] |
| [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] |
| [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] |
4. Dowody realizacji zadania
- Zebrano program, listy obecności, materiały, protokoły odbioru i dokumentację fotograficzną odpowiednią do programu.
- Opisano, co faktycznie zrobiono, dla kogo i z jakim rezultatem.
- Sprawdzono obowiązki informacyjne o dofinansowaniu, jeśli są w umowie.
- Zweryfikowano, czy publikowane zdjęcia i dane uczestników można legalnie wykorzystać.
5. Przed wysłaniem sprawozdania
- Wydatki z rejestru uzgodniono z budżetem, dokumentami i wyciągiem bankowym.
- Wypełniono aktualny formularz instytucji finansującej, bez zastępowania go tą checklistą.
- Dołączono wymagane załączniki i podpisy osób upoważnionych.
- Zachowano kopię sprawozdania oraz potwierdzenie złożenia w terminie.
- Ustalono okres przechowywania dokumentów wynikający z umowy i przepisów.
Weryfikacja 1: [imię, data, podpis] Weryfikacja 2: [imię, data, podpis] Data wysyłki: [ ]