Stan informacji: 13 września 2026 r. Koło Gospodyń Wiejskich prowadzące uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów na podstawie art. 24 ustawy o KGW może korzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Aktualne rozporządzenie Ministra Finansów obowiązujące do końca 2027 r. wymienia takie KGW wprost w załączniku.

Najważniejszy warunek: UEPiK

Szczególne zwolnienie zostało powiązane z prowadzeniem uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Nie należy więc budować zasady „KGW nigdy nie potrzebuje kasy fiskalnej”. Prawidłowe pytanie brzmi: czy nasze koło spełnia warunki i faktycznie prowadzi UEPiK?

Od 2026 r. warunki korzystania z UEPiK zostały zmienione. Szczegółowo omawiamy je w poradniku UEPiK dla KGW od 2026 roku, m.in. przez podwyższenie limitu przychodów do 1 mln zł oraz zmianę zasad dotyczących działalności gospodarczej. Dlatego koło powinno najpierw ustalić swój status ewidencyjny.

Co daje zwolnienie?

Jeżeli ma zastosowanie, KGW nie musi ewidencjonować objętej nim sprzedaży na kasie rejestrującej. Nie oznacza to jednak, że sprzedaż „nie istnieje” dla księgowości. Przychody nadal trzeba ujmować w odpowiedniej ewidencji i zachowywać dokumenty zgodnie z zasadami rachunkowymi oraz podatkowymi.

Czy paragon fiskalny jest wtedy niepotrzebny?

Jeżeli koło korzysta ze zwolnienia z kasy, nie wystawia paragonu fiskalnego z urządzenia. Nadal może jednak pojawić się obowiązek wystawienia innego dokumentu, np. faktury w sytuacji przewidzianej przepisami. Sposób dokumentowania zależy od rodzaju sprzedaży i nabywcy.

Sprzedaż na festynie

Typowa sprzedaż produktów KGW podczas wydarzenia nie powinna być oceniana wyłącznie przez pryzmat kasy fiskalnej. Trzeba równolegle sprawdzić:

  • czy koło może korzystać z UEPiK;
  • jak ma wykazać przychód w ewidencji;
  • czy sprzedaż żywności spełnia wymagania sanitarne;
  • czy pojawia się VAT;
  • czy sprzedawany produkt podlega szczególnym regulacjom; przy alkoholu zwolnienie z kasy fiskalnej nie zastępuje wymaganego zezwolenia – zobacz zasady sprzedaży alkoholu na stoisku KGW.

Kasa fiskalna jest więc tylko jednym z kilku elementów oceny.

A jeżeli KGW nie prowadzi UEPiK?

Wtedy nie można automatycznie korzystać ze zwolnienia przeznaczonego dla KGW prowadzących tę ewidencję. Trzeba sprawdzić, czy zastosowanie ma inne zwolnienie z obowiązku kasy, np. związane z poziomem sprzedaży na rzecz osób fizycznych, sposobem płatności lub rodzajem czynności, oraz czy dana sprzedaż nie została wyłączona ze zwolnienia.

Limit 20 tys. zł a szczególne zwolnienie KGW

Ogólne rozporządzenie przewiduje także zwolnienie podmiotowe związane z wartością sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych – co do zasady do 20 tys. zł w warunkach opisanych w przepisach. Nie należy jednak mieszać tego limitu ze zwolnieniem przeznaczonym dla KGW prowadzących UEPiK. To dwie różne podstawy.

Kasa wirtualna – możliwość, nie obowiązek

Przepisy pozwalają KGW korzystać także z kas mających postać oprogramowania. Sam fakt, że taka możliwość istnieje, nie oznacza obowiązku zakupu lub wdrożenia kasy przez koło korzystające ze zwolnienia. Może to być jednak rozwiązanie dla KGW, które z określonych względów zdecyduje się ewidencjonować sprzedaż.

Przykład praktyczny

KGW prowadzi prawidłowo UEPiK, organizuje kiermasz i sprzedaje własne rękodzieło oraz produkty regionalne. W zakresie obowiązku kasy w pierwszej kolejności sprawdza szczególne zwolnienie dla KGW prowadzących UEPiK. Równocześnie księguje uzyskany przychód i przestrzega odrębnych zasad dotyczących żywności.

Kiedy warto zapytać księgowego lub KIS?

  • koło przestaje spełniać warunki UEPiK;
  • rozpoczyna działalność gospodarczą;
  • sprzedaje nietypowe towary lub usługi;
  • prowadzi sprzedaż internetową na większą skalę;
  • sprzedaje towary objęte szczególnymi wyłączeniami;
  • nie jest jasne, czy dana czynność podlega VAT albo obowiązkowi kasy.

Najważniejsza checklista

  1. Potwierdź, że KGW prowadzi UEPiK zgodnie z art. 24.
  2. Sprawdź aktualne rozporządzenie o zwolnieniach z kas.
  3. Ustal sposób dokumentowania i wpisywania sprzedaży do ewidencji.
  4. Oddziel obowiązek kasy od obowiązków VAT, CIT i sanitarnych.
  5. Przy nietypowej sprzedaży uzyskaj indywidualną informację podatkową.

Zwolnienie z kasy jest realnym uproszczeniem dla wielu kół, ale nie powinno być rozumiane jako zwolnienie z prowadzenia porządnej dokumentacji finansowej.