Stan informacji: 13 września 2026 r. Rok 2026 przyniósł ważne zmiany w uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów prowadzonej przez KGW. Zmieniły się zarówno ustawowe warunki korzystania z UEPiK, jak i rozporządzenie określające sposób prowadzenia samej ewidencji.

Dlatego arkusz albo poradnik używany w 2024 r. czy 2025 r. nie powinien być automatycznie traktowany jako aktualny. Zarząd powinien sprawdzić, czy koło nadal spełnia warunki do UEPiK i czy sposób zapisywania operacji odpowiada obecnym przepisom.

Co to jest UEPiK?

UEPiK to uproszczona ewidencja przychodów i kosztów. Jest rozwiązaniem pozwalającym uprawnionym kołom prowadzić ewidencję prostszą niż pełne księgi rachunkowe, ale nie oznacza to dowolności. Ewidencja musi być rzetelna, niewadliwa i umożliwiać prawidłowe określenie zobowiązań podatkowych.

Najważniejsza zmiana: limit 1 000 000 zł

Po zmianach ustawowych warunek dotyczący przychodów został ustalony na poziomie 1 000 000 zł w roku poprzedzającym rok podatkowy. Do limitu nie wlicza się wartości darowizn rzeczowych przeznaczonych na prowadzenie działalności statutowej.

To znacząca zmiana wobec wcześniejszych regulacji. Nie należy więc powielać starszych poradników wskazujących znacznie niższy limit.

Kto może prowadzić UEPiK w 2026 roku?

Zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów KGW powinno sprawdzić przede wszystkim trzy elementy:

  • czy nie posiada statusu organizacji pożytku publicznego, jeżeli ten warunek znajduje zastosowanie do jego sytuacji;
  • czy nie prowadzi działalności gospodarczej w rozumieniu Prawa przedsiębiorców;
  • czy w poprzednim roku podatkowym jego przychody nie przekroczyły 1 000 000 zł, z wyłączeniem wskazanych darowizn rzeczowych.

Zmiana przepisów uchyliła wcześniejsze ograniczenie polegające na zamkniętym katalogu rodzajów przychodów. To kolejny powód, dla którego starsze opracowania mogą dziś wprowadzać w błąd.

Termin wyboru UEPiK również się zmienił

Koło informuje naczelnika właściwego urzędu skarbowego o wyborze prowadzenia UEPiK za pośrednictwem powiatowego biura ARiMR. Dla koła, które zaczyna prowadzić ewidencję w istniejącym roku podatkowym, termin został wydłużony do końca trzeciego miesiąca roku podatkowego. W przypadku koła rozpoczynającego działalność przewidziano 90 dni od dnia rozpoczęcia działalności.

Po skutecznym wyborze nie trzeba co roku ponawiać zawiadomienia. Jeżeli jednak koło rezygnuje z UEPiK albo przestaje spełniać ustawowe warunki, musi złożyć odpowiednie zawiadomienie w terminach określonych w ustawie.

Nowe rozporządzenie od 1 stycznia 2026 r.

30 grudnia 2025 r. ogłoszono rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 23 grudnia 2025 r. dotyczące prowadzenia UEPiK przez Koła Gospodyń Wiejskich. Rozporządzenie weszło w życie 1 stycznia 2026 r.

Ewidencja obejmuje m.in.:

  1. zestawienie przychodów i kosztów;
  2. zestawienie przepływów finansowych;
  3. wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych związanych z działalnością.

Koło powinno również mieć opis zasad prowadzenia ewidencji. Nie wystarczy więc tabela z kolumnami „wpływy” i „wydatki”.

Rzetelność i niewadliwość ewidencji

Rozporządzenie rozróżnia rzetelność i niewadliwość zapisów. Rzetelna ewidencja odzwierciedla rzeczywisty przebieg zdarzeń, a niewadliwa jest prowadzona zgodnie z przepisami. To ważne rozróżnienie praktyczne.

Przykład: jeżeli koło kupiło materiały na warsztaty za 800 zł, dokument istnieje, ale wydatek wpisano w niewłaściwy sposób albo pominięto wymagane dane, może powstać problem z niewadliwością. Jeżeli natomiast wpisano zakup, który w rzeczywistości nie miał miejsca, problem dotyczy już rzetelności.

W jakim języku i walucie prowadzić UEPiK?

Ewidencję prowadzi się w języku polskim, a zapisy dokonywane są w złotych polskich. Jeżeli koło ponosi wydatek w walucie obcej — np. podczas zagranicznego projektu — trzeba zastosować zasady właściwego przeliczenia operacji, zamiast wpisywać kwotę w euro bez przeliczenia.

Jak zorganizować obieg dokumentów w małym KGW?

Nawet najlepszy arkusz nie pomoże, jeżeli dokumenty giną pomiędzy członkami. Dlatego warto wprowadzić prosty obieg:

  1. osoba robiąca zakup pobiera fakturę lub właściwy dowód;
  2. dokument trafia do skarbnika albo osoby prowadzącej ewidencję;
  3. na dokumencie lub w systemie zapisuje się cel wydatku i źródło finansowania;
  4. płatność jest łączona z potwierdzeniem przelewu lub innym dowodem;
  5. operacja trafia do UEPiK;
  6. dokument papierowy i elektroniczny są archiwizowane według jednego schematu.

Co z kartą płatniczą KGW?

Karta może ułatwiać zakupy, ale wymaga dyscypliny dokumentacyjnej. Sam wyciąg bankowy nie zawsze wyjaśnia, co rzeczywiście kupiono. Osoba korzystająca z karty powinna przekazywać dokument zakupu natychmiast, a nie dopiero po kilku tygodniach.

Warto też uchwałą lub wewnętrzną zasadą określić, kto może używać karty, do jakiego limitu i w jakim terminie przekazuje dokumenty.

Co z gotówką?

Jeżeli koło korzysta z gotówki, powinno być w stanie wykazać źródło jej pobrania, osobę odpowiedzialną i dokumenty wydatków. Im więcej transakcji gotówkowych, tym większe ryzyko niezgodności pomiędzy rzeczywistym stanem pieniędzy a ewidencją. Dlatego przy większych projektach wygodniejszy jest rachunek bankowy i płatności możliwe do późniejszego odtworzenia.

Środki trwałe: o czym pamiętać?

Nowe rozporządzenie szczegółowo opisuje również wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Jeżeli KGW kupuje kosztowniejsze wyposażenie, nie powinno kończyć dokumentacji na samej fakturze. Trzeba ustalić, czy dany składnik powinien znaleźć się w wykazie i kiedy został przyjęty do używania.

UEPiK nie zwalnia z CIT-8

To jeden z najczęstszych błędów pojęciowych. Uproszczona ewidencja jest sposobem prowadzenia ewidencji finansowej, a nie zwolnieniem z obowiązków podatkowych. KGW jest podatnikiem CIT i co do zasady składa roczne zeznanie CIT-8 również wtedy, gdy korzysta ze zwolnień albo w danym roku nie miało przychodów.

Więcej: CIT-8 dla KGW — jak rozliczyć koło.

Checklista: czy Wasze UEPiK jest przygotowane na 2026 rok?

  • sprawdziliśmy, czy spełniamy aktualne warunki ustawowe;
  • znamy aktualny limit 1 000 000 zł;
  • wiemy, czy i kiedy złożono zawiadomienie o wyborze UEPiK;
  • używamy wzorów zgodnych z rozporządzeniem obowiązującym od 1 stycznia 2026 r.;
  • prowadzimy zestawienie przychodów i kosztów;
  • prowadzimy zestawienie przepływów finansowych;
  • prowadzimy wykaz środków trwałych, jeżeli występują;
  • mamy opis zasad prowadzenia ewidencji;
  • każdy wydatek ma dokument i da się powiązać z płatnością;
  • regularnie robimy kopię zapasową ewidencji.

Kiedy poprosić księgową o pomoc?

UEPiK ma upraszczać rozliczenia, ale nie każde KGW musi prowadzić ją samodzielnie. Jeżeli koło zaczyna prowadzić sprzedaż na większą skalę, zatrudnia osoby, realizuje kilka dotacji jednocześnie, otrzymuje przychody nietypowe albo zbliża się do limitów, konsultacja z księgową znającą specyfikę KGW może być znacznie tańsza niż późniejsze prostowanie błędów.