Jak przygotować sprawozdanie z wykorzystania pomocy dla KGW? Dokumenty, kontrola wydatków i termin 31 stycznia 2027 r.

Stan informacji: 13 września 2026 r. KGW, które otrzymało pomoc finansową w naborze 2026, zobowiązuje się do rozliczenia środków przez przedłożenie sprawozdania z wydatkowania pomocy do 31 stycznia 2027 r.. Największym błędem jest myślenie o sprawozdaniu dopiero po Nowym Roku.

Sprawozdanie zaczyna się przy pierwszym wydatku

Jeżeli każda faktura, płatność i czynność są na bieżąco opisane, samo rozliczenie jest stosunkowo proste. Jeśli dokumenty przez kilka miesięcy leżą w różnych torbach, skrzynkach e-mail i prywatnych telefonach członków, styczeń zamienia się w dochodzenie: kto kupował, po co, z jakiego konta i gdzie jest faktura.

Załóż osobną teczkę dla pomocy 2026

Może być papierowa i elektroniczna. Warto umieścić w niej wniosek, decyzję, potwierdzenie wypłaty, dokumenty zakupowe, dowody płatności, uchwały dotyczące większych wydatków, umowy, programy szkoleń, protokoły odbioru, zdjęcia lub inne materiały potwierdzające realizację działań.

Przygotuj prosty rejestr wydatków

Taki rejestr nie zastępuje dokumentów księgowych, ale pozwala szybko kontrolować, ile środków wydano, ile zostało i czy każdy wydatek ma opisany związek z zadaniami ustawowymi.

Sprawdź związek wydatków z ustawowymi celami

Pomoc służy zadaniom z art. 2 ust. 3 ustawy. Przy każdym wydatku warto umieć wskazać, jaki cel realizował. Nie trzeba tworzyć wielostronicowych uzasadnień. Często wystarczy krótkie, konkretne zdanie: „zakup wyposażenia do cyklu otwartych warsztatów kulinarnych dla mieszkańców” albo „usługa szkoleniowa rozwijająca kompetencje członków w organizacji wydarzeń lokalnych”.

Sprawdź dokumenty przed końcem roku

• Czy dokument jest czytelny?
• Czy dane nabywcy są prawidłowe?
• Czy kwota zgadza się z płatnością?
• Czy wiadomo, czego dotyczył zakup?
• Czy wydatek został poniesiony w terminie?
• Czy posiadamy dodatkowe dokumenty, jeśli charakter wydatku ich wymaga?

Nie mieszaj różnych źródeł finansowania bez kontroli

Jeżeli projekt był opłacany częściowo z pomocy ARiMR, częściowo ze składek, a częściowo z pieniędzy gminy, dokumentacja powinna pozwalać ustalić, z którego źródła finansowano konkretny koszt. To szczególnie ważne, gdy inne dotacje także wymagają własnego rozliczenia.

Co z gotówką?

Jeśli koło dokonuje płatności gotówkowych, powinno mieć spójne zasady obrotu gotówką i dokumentowania wypłat. Sam paragon lub faktura pokazuje zakup, ale dokumentacja koła powinna również pozwalać odtworzyć przepływ środków. Przy większych wydatkach przelew z rachunku KGW zwykle daje bardziej przejrzysty ślad.

Do kiedy przechowywać dokumenty?

Warunki naboru 2026 przewidują przechowywanie dokumentów księgowych i innych dokumentów potwierdzających prawidłowe wydatkowanie pomocy do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym koło rozliczyło pomoc. Dokumenty mogą być także wymagane przez kierownika właściwego biura powiatowego ARiMR w sprawach wymagających wyjaśnienia.

Co zrobić w styczniu?

1. Porównaj otrzymaną kwotę z sumą wydatków.
2. Ustal, czy pozostała niewykorzystana część pomocy.
3. Sprawdź formularz sprawozdania aktualny dla danego naboru.
4. Przenieś dane z rejestru wydatków do sprawozdania.
5. Zweryfikuj dokument z drugą osobą z zarządu.
6. Złóż sprawozdanie w terminie i zachowaj potwierdzenie.

Nie warto korzystać ze starego formularza znalezionego przypadkowo w internecie. Właściwy wzór należy pobrać z aktualnej strony ARiMR dotyczącej rozliczenia danego naboru.