Stan informacji: 13 września 2026 r. Ustawa nie narzuca każdemu KGW identycznej liczby członków zarządu. Jeżeli koło korzysta ze statutu wzorcowego, zarząd składa się z trzech osób wybieranych na trzyletnią kadencję. Koło z własnym statutem może ukształtować organ inaczej, o ile statut spełnia wymagania ustawy i jasno określa kompetencje, kadencję oraz sposób wyboru i odwołania.

Najpierw statut, potem zwyczaje

W wielu kołach używa się nazw „przewodnicząca”, „prezes”, „skarbnik” i „sekretarz”. Sama nazwa funkcji nie rozstrzyga jednak kompetencji. Najważniejsze jest to, co wynika ze statutu i uchwał.

Jeżeli statut mówi o trzyosobowym zarządzie, nie można nieformalnie stworzyć „czwartego członka zarządu” bez zmiany statutu. Można natomiast powierzyć innemu członkowi określone zadania organizacyjne, nie nadając mu kompetencji organu.

Co robi zarząd według statutu wzorcowego?

Do jego zadań należy m.in. reprezentowanie koła, realizacja celów, zwoływanie zebrań, przygotowywanie corocznych sprawozdań, prowadzenie listy członków, dbanie o składki, przyjmowanie członków, gospodarowanie majątkiem i zaciąganie zobowiązań w granicach określonych przez statut i zebranie.

Jak praktycznie podzielić obowiązki?

Dobry podział nie musi być skomplikowany. W trzyosobowym zarządzie może wyglądać następująco:

  • osoba kierująca pracą zarządu – koordynuje działania, kontakty zewnętrzne i terminy;
  • osoba odpowiedzialna za finanse – pilnuje płatności, dokumentów, rozliczeń, budżetu i współpracy z księgowością;
  • osoba odpowiedzialna za dokumentację – protokoły, uchwały, listy członków, korespondencję i archiwum.

Nie oznacza to, że jedna osoba może sama reprezentować koło, jeśli statut wymaga współdziałania dwóch członków zarządu.

Co warto uregulować poza statutem?

Statut powinien określać ustrój, ale szczegółowy podział codziennych zadań można przyjąć uchwałą zarządu albo regulaminem pracy. Dzięki temu zmiana osoby prowadzącej social media czy odpowiadającej za magazyn nie wymaga zmiany statutu.

Zarząd nie powinien robić wszystkiego

Najczęstszy problem organizacyjny KGW to skupienie całej pracy na 2–3 osobach. Zarząd powinien podejmować decyzje i koordynować, ale może delegować zadania członkom: przygotowanie stoiska, promocję wydarzenia, kontakt ze sponsorami czy prowadzenie kroniki.

Delegowanie nie przenosi jednak formalnej odpowiedzialności organu tam, gdzie statut lub przepisy przypisują zadanie zarządowi.

Jak podejmować decyzje w zarządzie?

Statut powinien określać warunki ważności uchwał organów. W statucie wzorcowym uchwały kolegialnych organów są podejmowane zwykłą większością głosów, co do zasady w głosowaniu jawnym. Na wniosek każdego członka organu przeprowadza się głosowanie tajne.

Finanse i zobowiązania

Wzorcowy statut daje zarządowi możliwość zaciągania bez zgody Zebrania zobowiązań do 10 000 zł, chyba że Zebranie określi inną wysokość. Powyżej tego poziomu potrzebna jest zgoda Zebrania. Własny statut może kształtować mechanizm odmiennie.

Warto zbudować w kole prostą zasadę: przed podpisaniem umowy zawsze sprawdzamy, kto jest uprawniony do reprezentacji i czy dana kwota wymaga zgody Zebrania.

Zmiana składu zarządu

Zmiany osób uprawnionych do reprezentacji trzeba zgłaszać do KRKGW. Ustawa przewiduje 30 dni na wpis zmian danych objętych rejestrem. Dlatego protokół i uchwała z wyboru albo odwołania zarządu powinny być przygotowane od razu.

Dobry zarząd w praktyce

Sprawny zarząd powinien umieć w dowolnym momencie odpowiedzieć na pięć pytań: jakie uchwały ostatnio podjęliśmy, jaki jest stan finansów, jakie zobowiązania ma koło, kto odpowiada za konkretne zadania i jakie terminy ustawowe są przed nami.

Uzupełnieniem jest poradnik o reprezentacji KGW i artykuł o kadencji zarządu.