Pod koniec roku warto zebrać działalność KGW w jednym materiale. Pomaga to członkom zobaczyć efekt wspólnej pracy, partnerom zrozumieć skalę współpracy, a mieszkańcom poznać koło lepiej niż przez pojedyncze posty.

Zacznij od kalendarza i archiwum

Przejrzyj Facebook, kalendarz, dokumenty i folder ze zdjęciami. Zapisz wydarzenia, projekty, szkolenia, konkursy, zakupy, wyjazdy i działania społeczne. Dopiero potem wybierz to, co najważniejsze.

Nie licz tylko wydarzeń

„Zorganizowaliśmy 14 wydarzeń” to informacja, ale lepiej dodać efekt: ilu mieszkańców uczestniczyło, ilu partnerów współpracowało, jakie nowe umiejętności zdobyli członkowie, jaki sprzęt został kupiony albo jaka tradycja została odtworzona.

Ułóż materiał w 5–7 obszarach

Przykładowo: wydarzenia, kultura i tradycja, działania społeczne, rozwój członków, współpraca, projekty finansowane oraz plany. Dzięki temu podsumowanie jest czytelniejsze niż chronologiczna lista od stycznia do grudnia.

Dodaj liczby, ale nie rób raportu korporacyjnego

  • liczba wydarzeń;
  • liczba godzin wolontariatu – jeśli ją ewidencjonujecie;
  • liczba warsztatów i uczestników;
  • liczba partnerów;
  • pozyskane środki lub liczba zrealizowanych projektów.

Pokaż ludzi

Dodaj kilka zdjęć i krótkie wypowiedzi członków. Możesz wskazać osoby, które dołączyły w danym roku, zdobyły nowe kompetencje albo szczególnie zaangażowały się w projekt.

Podziękuj partnerom konkretnie

Zamiast jednego zdania „dziękujemy wszystkim”, możesz wskazać, przy jakich działaniach partnerzy pomagali. To buduje relację i pokazuje potencjalnym sponsorom, że współpraca jest widoczna.

Zakończ planem na kolejny rok

Wystarczą 3–5 priorytetów. Nie publikuj listy obietnic bez pokrycia. Lepiej wskazać kierunek: rozwój warsztatów, nowe szkolenia, poprawa promocji, większe zaangażowanie młodzieży.

W jakiej formie publikować?

Najlepsza jest pełna wersja na stronie, krótsze podsumowanie w social mediach i ewentualnie prosty PDF do przesłania partnerom. Taki materiał przydaje się później także przy wnioskach i ofertach sponsorskich.

Zbieraj dane przez cały rok

Podsumowanie grudniowe jest znacznie łatwiejsze, jeśli po każdym wydarzeniu zapisujesz datę, liczbę uczestników, partnerów i link do folderu ze zdjęciami. Wystarczy prosty arkusz. Dzięki temu na koniec roku nie trzeba odtwarzać wszystkiego z pamięci i Facebooka.

Przygotuj dwie wersje

Wersja publiczna może być atrakcyjna wizualnie i opowiadać o najważniejszych efektach. Wersja robocza dla zarządu może zawierać więcej danych: koszty, przychody, problemy, wnioski i rekomendacje na kolejny rok. Nie każda informacja operacyjna musi trafiać do publicznego posta.