Stan informacji: 13 września 2026 r. Dobra zaliczka kończy się szybko i jednoznacznie. Osoba pobierająca środki przedstawia dokumenty, koło sprawdza wydatki, niewykorzystana kwota zostaje zwrócona, a operacje trafiają do właściwej ewidencji.
Krok 1. Zbierz dokumenty
Do rozliczenia dołącz faktury, rachunki lub inne prawidłowe dowody zakupów oraz – jeżeli to potrzebne – potwierdzenia płatności. Dokumenty powinny dotyczyć celu, na który zaliczka została udzielona.
Krok 2. Sprawdź dane nabywcy i zawartość
Przy fakturach sprawdź dane KGW, pozycje, kwoty i daty. Jeżeli dokument zawiera błąd, nie odkładaj sprawy. Korektę najłatwiej uzyskać od razu po zakupie.
Krok 3. Opisz cel wydatku
Jeżeli z dokumentu nie wynika, po co zakupiono towar, dodaj wewnętrzny opis. Przy dotacji wskaż projekt lub źródło finansowania.
Krok 4. Zsumuj wydatki
Kwota uznanych dokumentów jest odejmowana od zaliczki. Nie chodzi o to, ile osoba „mniej więcej wydała”, lecz o kwoty możliwe do udokumentowania.
Krok 5. Rozlicz różnicę
Jeżeli wydano mniej – resztę trzeba zwrócić. Jeżeli prawidłowe wydatki były większe niż zaliczka – koło może zwrócić członkowi nadwyżkę zgodnie z przyjętymi zasadami.
Krok 6. Zamknij rozliczenie
Na formularzu warto zanotować: zaliczka 800 zł, wydatki 734,20 zł, zwrot 65,80 zł, saldo 0 zł. Osoba rozliczająca i osoba przyjmująca dokumenty mogą potwierdzić zakończenie rozliczenia.
Co z dokumentem, którego nie można uznać?
Nie należy sztucznie „dociągać” rozliczenia. Jeśli zakup nie ma związku z celem zaliczki albo dokument jest niewystarczający, koło powinno wyjaśnić sytuację. W skrajnym przypadku osoba pobierająca zaliczkę zwraca kwotę, której nie może prawidłowo rozliczyć.
Jak rozliczyć płatność kartą prywatną?
Jeśli członek zapłacił własną kartą mimo wcześniejszej zaliczki gotówkowej, trzeba uważać, aby nie zwrócić tego samego wydatku dwa razy. Dokumenty powinny jasno pokazywać, które zakupy zostały pokryte z zaliczki, a które z prywatnych środków.
Dotacje: zachowaj więcej niż samą fakturę
W zależności od programu potrzebne mogą być również program szkolenia, lista uczestników, protokół odbioru, zdjęcia, umowa czy inne dowody wykonania działania. Rozliczenie zaliczki wewnątrz KGW nie zastępuje wymogów instytucji finansującej.
Najlepsza kontrola: lista otwartych zaliczek
Skarbnik powinien w każdej chwili móc odpowiedzieć: kto ma nierozliczone środki i w jakiej kwocie. Jeżeli takich pozycji jest kilka, prowadź osobny rejestr zaliczek.
Jeżeli dopiero tworzysz zasady, zacznij od tekstu o prawidłowym wypłacaniu zaliczek.