Przy wydarzeniu charytatywnym emocje są ważne, ale nie mogą zastąpić organizacji. Uczestnicy powierzają organizatorowi pieniądze lub rzeczy z przekonaniem, że trafią do wskazanego celu. Dlatego przejrzystość jest równie ważna jak program imprezy.
Cel musi być konkretny
Zamiast hasła „pomagamy potrzebującym” określcie: komu pomagacie, na co zostaną przeznaczone środki, kto jest formalnym organizatorem i w jaki sposób pomoc zostanie przekazana. Jeśli sytuacja osoby potrzebującej jest wrażliwa, uzgodnijcie wcześniej zakres informacji, które można publikować.
Najpierw ustalcie mechanizm zbierania pieniędzy
Nie każda forma wsparcia jest tym samym. Inaczej traktuje się sprzedaż produktów, inaczej darowizny przelewane na rachunek, a jeszcze inaczej zbieranie gotówki do puszek w miejscu publicznym. W przypadku zbiórki publicznej należy sprawdzić aktualne zasady i Portal Zbiórek Publicznych.
Oddzielcie koszty wydarzenia od środków dla beneficjenta
Jeśli część wpływów ma pokryć koszty organizacji, trzeba powiedzieć to jasno. Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest znalezienie sponsorów, którzy pokryją scenę, druk, nagłośnienie czy materiały, dzięki czemu większa część zebranych pieniędzy może trafić do celu.
Stwórzcie jedną odpowiedzialną ścieżkę pieniędzy
Nie używajcie kilku prywatnych rachunków członków koła. Ustalcie oficjalny rachunek, osobę odpowiedzialną za rozliczenie i sposób dokumentowania gotówki. Po zakończeniu wydarzenia zróbcie protokół z przeliczenia środków.
Program powinien wspierać cel, nie go przykrywać
Koncert, kiermasz, licytacja czy warsztaty są narzędziami. Co pewien czas przypominajcie uczestnikom, dlaczego wydarzenie się odbywa i jak mogą pomóc. Krótka historia celu działa lepiej niż ciągłe nawoływanie do wpłat.
Partnerzy i sponsorzy
Przygotujcie prostą ofertę: czego potrzebujecie i co partner otrzyma w zamian, np. oznaczenie na plakacie, podziękowanie ze sceny lub prezentację na profilu KGW. Jeśli świadczenie ma charakter reklamowy, warto sprawdzić różnicę opisaną w artykule sponsoring czy usługa reklamowa.
Po wydarzeniu opublikujcie rozliczenie
Podajcie łączną zebraną kwotę, najważniejsze koszty – jeśli wystąpiły – oraz sposób przekazania środków. Nie trzeba publikować każdego dokumentu księgowego, ale mieszkańcy powinni otrzymać czytelną informację, że akcja została zamknięta.
Przejrzyste rozliczenie jest najlepszą inwestycją w kolejną akcję. Społeczność, która raz zobaczyła rzetelność organizatora, znacznie chętniej wesprze go ponownie.
Licytacja wymaga porządku
Jeżeli planujecie licytację, przygotujcie listę przedmiotów z darczyńcą, opisem i wartością wywoławczą. Jedna osoba powinna prowadzić zestawienie zwycięzców i płatności. Improwizowana licytacja bez zapisów szybko prowadzi do pomyłek, zwłaszcza gdy kilka rzeczy jest odbieranych po wydarzeniu.
Komunikacja po przekazaniu pomocy
Jeśli beneficjent wyrazi zgodę, pokażcie moment przekazania środków lub zakupionego wyposażenia. Jeśli nie chce publiczności, uszanujcie to i opublikujcie samo potwierdzenie wykonania celu. Pomoc nie może odbywać się kosztem prywatności osoby, której pomagacie.