Funkcja prezesa KGW ma duże znaczenie organizacyjne, ale jej zakres nie może być określany wyłącznie zwyczajem. Podstawowym dokumentem jest statut. To on określa skład zarządu, reprezentację, kadencję i kompetencje poszczególnych organów.

Prezes nie zastępuje zebrania członków

Jeżeli konkretna decyzja należy do zebrania członków, prezes nie może podjąć jej samodzielnie tylko dlatego, że sprawa jest pilna. Dotyczy to szczególnie spraw ustrojowych, wyborów organów, zmian statutu i innych kompetencji zastrzeżonych dla najwyższego organu koła.

Reprezentacja musi być zgodna ze statutem

W statucie wzorcowym reprezentacja koła wymaga łącznego działania co najmniej dwóch członków zarządu. Oznacza to, że sam podpis prezesa nie zawsze będzie wystarczający. Własny statut może regulować tę kwestię inaczej.

Najważniejsze zadania organizacyjne prezesa

  • pilnowanie, aby organy działały zgodnie ze statutem;
  • koordynowanie pracy zarządu;
  • przygotowywanie zebrań i spraw wymagających decyzji;
  • dbanie o terminowe wykonanie uchwał;
  • kontrola kluczowych terminów prawnych i finansowych;
  • utrzymywanie relacji z partnerami i instytucjami;
  • zapewnienie sprawnego przepływu informacji.

Czego prezes nie powinien robić sam?

Nie powinien samodzielnie kontrolować całej kasy, dokumentacji, banku, social mediów i projektów. Taki model jest ryzykowny również dla samego prezesa: brak kontroli krzyżowej zwiększa możliwość pomyłek i utrudnia późniejsze przekazanie funkcji.

Odpowiedzialność zaczyna się od procedur

Prezes powinien wiedzieć, gdzie znajdują się dokumenty, kto ma dostęp do rachunku, jakie umowy trwają, jakie są terminy dotacji i kto odpowiada za dane osobowe. Nie musi wykonywać każdego zadania osobiście, ale powinien zapewnić, że organizacja ma nad nimi kontrolę.

Dobra praktyka: kalendarz zarządu

Wspólny kalendarz z terminami zebrań, rozliczeń, raportów, przeglądów sprzętu i wydarzeń pozwala ograniczyć pracę reaktywną. Raz w miesiącu warto zrobić krótkie spotkanie operacyjne zarządu.

Prezes a konflikty

Rolą prezesa nie jest „wygrywanie” sporów, ale pilnowanie procedur. Przy ostrym konflikcie warto oddzielić kwestie osobiste od formalnych i zadbać, aby uchwały oraz głosowania odbywały się zgodnie ze statutem.

Miesięczna checklista prezesa

  • czy są zbliżające się terminy urzędowe lub projektowe;
  • czy wszystkie zobowiązania zostały zatwierdzone zgodnie ze statutem;
  • czy zarząd zna aktualny stan finansów;
  • czy trwają umowy wymagające działania;
  • czy dokumentacja z ostatnich zebrań jest kompletna;
  • czy któryś obszar zależy tylko od jednej osoby.

Prezes a podpisywanie umów

Nazwa funkcji nie daje automatycznie prawa do samodzielnego podpisania każdej umowy. Trzeba sprawdzić sposób reprezentacji zapisany w statucie i aktualne dane rejestrowe. Kontrahent może poprosić o dokument potwierdzający umocowanie.

Dobre przywództwo w organizacji społecznej

Skuteczny prezes nie mierzy swojej roli liczbą zadań wykonanych osobiście. Ważniejsze jest tworzenie warunków, w których członkowie wiedzą, za co odpowiadają, mają dostęp do informacji i mogą przejmować inicjatywę.