Skarbnik w KGW pełni praktycznie jedną z najważniejszych funkcji operacyjnych. Zakres formalnych kompetencji powinien wynikać ze statutu i uchwał, natomiast w codziennej pracy zwykle odpowiada za porządek w dokumentach finansowych, płatnościach, składkach i rozliczeniach.

Najważniejsze obszary pracy

  • kontrola wpływów i wydatków;
  • przekazywanie dokumentów do ewidencji lub księgowości;
  • pilnowanie opisów faktur;
  • rozliczanie zaliczek;
  • kontrola składek członkowskich;
  • uzgadnianie stanu rachunku i kasy;
  • monitorowanie budżetów projektów i dotacji;
  • przygotowanie danych dla zarządu i zebrania członków.

Skarbnik nie powinien być jedyną osobą znającą finanse

System, w którym wszystkie dokumenty i hasła są wyłącznie u jednej osoby, działa tylko do pierwszej choroby, rezygnacji albo konfliktu. Zarząd powinien mieć ustalony sposób zastępstwa i dostęp do najważniejszych informacji.

Obieg dokumentów

Każdy zakup powinien mieć dokument, opis celu i informację, z jakich środków został sfinansowany. Przy dotacji warto od razu oznaczać dokumenty zgodnie z wymaganiami programu, zamiast robić to kilka miesięcy później przed sprawozdaniem.

Kasa i konto bankowe muszą się zgadzać

Skarbnik powinien regularnie porównywać ewidencję z rzeczywistymi saldami. Jeżeli koło prowadzi kasę gotówkową, potrzebne są jasne zasady przyjmowania i wydawania gotówki. Pomocny będzie poradnik Kasa gotówkowa w KGW.

Informowanie zarządu

Dobrą praktyką jest krótkie zestawienie raz w miesiącu lub kwartale: stan rachunku, zobowiązania, należności, środki z dotacji i większe planowane wydatki. Zarząd powinien podejmować decyzje finansowe na podstawie aktualnych danych.

Zmiana skarbnika

Przy zmianie osoby trzeba przekazać dokumenty, kasę, dostępy, karty, tokeny, informacje o trwających dotacjach i niezakończonych rozliczeniach. Najlepiej sporządzić protokół przekazania.

Skarbnik nie musi być zawodowym księgowym, ale powinien pracować systematycznie i wiedzieć, kiedy konkretna sprawa wymaga konsultacji księgowej lub podatkowej.

Miesięczna checklista skarbnika

  • uzgodnienie salda bankowego i kasy;
  • sprawdzenie nieopisanych dokumentów;
  • rozliczenie pobranych zaliczek;
  • kontrola terminów płatności;
  • aktualizacja składek i należności;
  • kontrola budżetu dotacji.

Jak przekazywać informacje członkom?

Nie trzeba publikować pełnych wyciągów bankowych. Na zebraniu można przedstawić proste zestawienie: stan początkowy, główne wpływy, główne koszty, saldo i zobowiązania. Przejrzystość finansowa buduje zaufanie, a jednocześnie nie wymaga ujawniania danych osobowych kontrahentów czy członków szerzej niż to konieczne.

Kiedy skonsultować się ze specjalistą?

Przy zmianie sposobu ewidencji, wejściu w VAT, zatrudnianiu osób, dużej działalności zarobkowej lub nietypowym finansowaniu lepiej zasięgnąć indywidualnej opinii księgowej lub podatkowej niż opierać decyzję na praktyce innego koła.