Współpraca sponsorka nie musi oznaczać przelewu. Lokalne firmy często łatwiej przekazują własne produkty albo wykonują usługę niż uruchamiają budżet pieniężny. Dla KGW może to być korzystne, jeśli rzecz lub usługa rzeczywiście była planowanym kosztem.

Najpierw policz, czy tego potrzebujesz

Sto gadżetów reklamowych nie jest wartościowym wsparciem, jeśli nie są potrzebne. Natomiast bezpłatny transport, wydruk 200 plakatów albo produkty spożywcze do warsztatów mogą bezpośrednio zmniejszyć budżet wydarzenia.

Typowe formy wsparcia rzeczowego

  • produkty spożywcze i napoje;
  • nagrody konkursowe;
  • druk materiałów;
  • transport;
  • wynajem sprzętu;
  • namioty, stoły, agregaty;
  • usługi fotograficzne, graficzne lub techniczne.

Ustal wartość świadczenia

Wartość jest potrzebna do proporcjonalnego określenia świadczeń dla sponsora i właściwego udokumentowania współpracy. Firma powinna jasno wskazać, co przekazuje i o jakiej wartości.

Nie przyjmuj rzeczy tylko dlatego, że są „za darmo”

Przechowywanie, transport i późniejsze zagospodarowanie również kosztują. Duża liczba produktów z krótkim terminem przydatności może stać się problemem zamiast pomocą.

Świadczenia promocyjne powinny być proporcjonalne

Nie obiecuj sponsorowi głównemu ekspozycji za wsparcie, którego wartość jest symboliczna. Dobrze mieć prostą tabelę wartości i odpowiadających jej świadczeń.

Zadbaj o formalności

Wsparcie rzeczowe również powinno być udokumentowane. Przy świadczeniu wzajemnym nie należy bezrefleksyjnie używać określenia „darowizna”. Sposób ujęcia współpracy warto uzgodnić z osobą prowadzącą ewidencję finansową.

Podziękowanie po wydarzeniu

Wyślij sponsorowi kilka zdjęć pokazujących wykorzystanie przekazanych produktów lub usługi oraz krótkie podsumowanie. To znacznie zwiększa szansę na ponowną współpracę.

Potwierdź odbiór

Przy większej wartości dobrze sporządzić prosty protokół lub dokument przekazania: data, rodzaj rzeczy, ilość, wartość, strony i podpisy. Ułatwia to późniejsze rozliczenie i eliminuje wątpliwości, czy firma przekazała 50 czy 100 sztuk produktu.

Sprawdź warunki użycia produktów

Przy żywności sprawdź terminy przydatności i warunki przechowywania. Przy sprzęcie – odpowiedzialność za transport i ewentualne uszkodzenia. Przy nagrodach – czy sponsor dostarcza je zapakowane i opisane. Szczegóły logistyczne mogą być ważniejsze niż sama deklarowana wartość.