Współpraca KGW z fundacją lub stowarzyszeniem — jak przygotować wspólny projekt?

Zacznijcie od jednego wspólnego zadania i sprawdźcie, kto za nie odpowiada. Samo porozumienie o współpracy nie daje prawa do dotacji, nie przenosi odpowiedzialności za żywność ani nie uprawnia do podpisywania umów w imieniu drugiej organizacji. Ten materiał dotyczy przygotowania współpracy; warunki konkretnego konkursu zawsze sprawdzajcie osobno. Stan źródeł prawnych: 3 listopada 2026 r.

1. Ustalcie, co chcecie zmienić dla mieszkańców

Na pierwszą rozmowę przynieście krótką odpowiedź na trzy pytania: komu chcecie pomóc, z jaką trudnością ta grupa się mierzy i co ma być łatwiejsze po projekcie. „Zorganizujemy spotkanie” opisuje działanie. „Uczestnicy nauczą się samodzielnie wykonać określoną czynność” opisuje zamierzoną zmianę, którą można później sprawdzić.

Porozmawiajcie z przyszłymi uczestnikami, zanim wpiszecie ich potrzeby do wniosku. Zapiszcie, skąd pochodzą obserwacje, a czego jeszcze nie wiecie. Nie dopisujcie wyników ankiety, której nikt nie przeprowadził. Przykłady znajdziecie w poradzie jak napisać cel projektu KGW i dobrać rezultaty.

2. Sprawdźcie organizację i osoby podpisujące ustalenia

Poproście o pełną nazwę podmiotu, numer właściwego rejestru, statut oraz informację, kto może go reprezentować. Fundację i stowarzyszenie rejestrowe sprawdzicie w oficjalnym Portalu Rejestrów Sądowych. Stowarzyszenie zwykłe sprawdza się w ewidencji właściwego organu, zwykle starosty. Brak wpisu w KRS sam w sobie nie rozstrzyga więc, czy każdy możliwy partner istnieje.

Dane KGW wpisanego do KRKGW sprawdźcie w rejestrze prowadzonym przez ARiMR. Zestawcie wpis z aktualnym statutem i dokumentami dotyczącymi władz. Ustawa o KGW powierza reprezentację zarządowi, ale sposób składania podpisów trzeba ustalić dla konkretnego koła. Funkcja osoby prowadzącej spotkanie nie oznacza automatycznie prawa do samodzielnego zaciągania zobowiązań.

Sprawdźcie też praktyczną stronę współpracy: kto rzeczywiście poprowadzi zajęcia, jakie ma umiejętności, kto zastąpi tę osobę i czy obie strony mają czas na przygotowanie. Referencje mogą pomóc w rozmowie, ale nie zastępują sprawdzenia reprezentacji i programu.

3. Nazwijcie formę współpracy przed podpisaniem dokumentów

• Wspólne działanie ze środków własnych: ustalacie zakres, koszty i odpowiedzialność na miarę swojego przedsięwzięcia.
• Partnerstwo w projekcie dotacyjnym: stosujecie definicję partnera, dopuszczalne zadania i przepływy pieniędzy z regulaminu danego programu.
• Oferta wspólna w trybie ustawy o pożytku publicznym: art. 14 ust. 2–5 określa podział działań, reprezentację i umowę między oferentami. Przewiduje też solidarną odpowiedzialność za zobowiązania z umowy o realizację zadania; wewnętrzny podział pracy nie usuwa tej odpowiedzialności.
• Zakup usługi: jedna strona zamawia konkretne świadczenie za wynagrodzeniem. Samo nazwanie wykonawcy „partnerem” nie zmienia zakupu w bezpłatną współpracę.

Nie ma jednej reguły finansowej dla wszystkich partnerstw. Przykładowo podręcznik NOWEFIO 2026 ogranicza przepływy środków i zakupy od partnera. To zasada tej edycji programu, a nie uniwersalny zakaz każdej płatności między dwiema organizacjami. Przy innym naborze przeczytajcie jego aktualny regulamin, wzór umowy i wyjaśnienia operatora.

4. Podzielcie zadania, decyzje i dokumentowanie

Do każdej czynności przypiszcie jedną osobę prowadzącą i termin. „Obie organizacje zajmą się promocją” zwykle zostawia więcej wątpliwości niż „KGW przygotuje treść zaproszenia do wtorku, stowarzyszenie zatwierdzi program w środę, a wyznaczona osoba opublikuje komunikat w czwartek”. Uzgodnijcie, kto może zatwierdzać zmiany programu i kosztów.

Osobno omówcie miejsce, dostępność, sprzęt, obsługę zgłoszeń, bezpieczeństwo, ewentualne jedzenie, sprzątanie i kontakt w dniu wydarzenia. Nie przypisujcie partnerowi kompetencji, których nie potwierdził. Przy zapisach uczestników ustalcie, kto potrzebuje jakich danych i na jakiej podstawie je otrzyma; wspólne logo nie wystarcza do przekazywania całej listy kontaktów.

5. Budżet: kto zamawia, płaci i przechowuje dowody?

Przy każdej pozycji zapiszcie planowany koszt, źródło finansowania, stronę zamawiającą, nabywcę wskazanego na dokumencie oraz osobę sprawdzającą wydatek. Zasady uzgodnijcie z osobami prowadzącymi rozliczenia obu podmiotów. Nie zlecajcie zakupu, a dopiero później nie ustalajcie, „na kogo będzie faktura”.

Oddzielcie koszty ponoszone przez KGW od wydatków partnera i od bezpłatnie udostępnianych zasobów. Tej samej faktury lub tych samych godzin nie wykazujcie jako sfinansowanych dwukrotnie. Przy wkładzie osobowym sposób ewidencji i wyceny wynika z zasad finansowania, a nie z dowolnie przyjętej stawki po zakończeniu projektu. Pomocny będzie przewodnik po budżecie wydarzenia KGW.

Pomoc ARiMR dla KGW, zasady księgowości koła oraz status podatkowy partnera wymagają oddzielnego sprawdzenia. Nie przenoście zasad koła na fundację ani nie uznawajcie wydatku za dopuszczalny tylko dlatego, że projekt ma społeczny cel.

Karta pierwszych ustaleń — do skopiowania

To autorska karta robocza do rozmowy, a nie gotowa umowa ani urzędowy wzór. Po uzupełnieniu sprawdźcie, jakie decyzje organów i dokumenty są potrzebne w Waszej sytuacji.

• Projekt i potrzeba: [nazwa, odbiorcy, problem potwierdzony rozmowami].
• Efekt do sprawdzenia: [co się zmieni, jak i kiedy to sprawdzimy].
• Strony i reprezentacja: [pełne nazwy, rejestry, osoby uprawnione, sposób podpisu].
• Zadania: [czynność — organizacja — osoba — termin — potwierdzenie wykonania].
• Pieniądze i zasoby: [kto co zapewnia, limit kosztu, źródło, zasady zakupów i dokumenty].
• Organizacja: [miejsce, dostępność, zgłoszenia, dane, sprzęt, bezpieczeństwo, kontakt].
• Zmiana lub rezygnacja: [kto decyduje, jak informujemy, co z już poniesionymi kosztami].
• Zamknięcie: [termin podsumowania, dokumenty, zwrot sprzętu, wnioski].

Ustalenia ze spotkania możecie uporządkować z pomocą porządku zebrania, a działania rozpisać w planie wydarzenia KGW. Dokumenty te nie zastępują umowy partnerskiej wymaganej przez konkretny program.

Przykład: wspólne spotkanie o naprawianiu ubrań

Przykład fikcyjny do planowania. KGW chce przeprowadzić małe spotkanie o prostym cerowaniu, a miejscowe stowarzyszenie ma osobę z odpowiednimi umiejętnościami. Koło rozmawia z zainteresowanymi mieszkańcami i uzgadnia miejsce z gospodarzem sali. Stowarzyszenie przygotowuje instruktaż i listę potrzebnych materiałów. Przed ogłoszeniem zapisów strony potwierdzają liczbę stanowisk, dostępność miejsca, zasady używania narzędzi i podział kosztów.

Po spotkaniu można sprawdzić, ile chętnych osób potrafi wykonać ćwiczoną naprawę samodzielnie. Liczba osób na zdjęciu nie dowodzi nabycia tej umiejętności. Jeżeli projekt będzie finansowany z dotacji, jego założenia, sposób pomiaru i koszty trzeba jeszcze dopasować do warunków programu. Więcej inspiracji daje porada o projektach ekologicznych KGW.

Jak zakończyć współpracę i zaplanować kolejne działanie?

Umówcie krótkie podsumowanie: co zrobiono, co zostało do rozliczenia, jaki sprzęt trzeba zwrócić i co powiedzieli uczestnicy. Zapiszcie jedną rzecz do utrzymania i jedną do poprawy. Dopiero wtedy podejmijcie decyzję o kolejnym projekcie. Dzięki temu współpraca opiera się na wykonanych zadaniach i jasnych oczekiwaniach.

Jeśli do projektu potrzebujecie dodatkowych osób, przeczytajcie jak zaprosić i wdrożyć wolontariuszy. Dla zespołu KGW, który chce uporządkować budżet, harmonogram i role przy wydarzeniach, punktem wyjścia może być moduł organizacji wydarzeń z oferty szkoleń stacjonarnych w Sarnówku. Nie jest to obietnica uzyskania dofinansowania ani przygotowania wniosku przez organizatora.