Oficjalny rejestr KGW jest dostępny bezpłatnie pod adresem krkgw.arimr.gov.pl. Nie trzeba kupować dostępu do komercyjnej bazy ani zakładać konta, aby skorzystać z publicznej wyszukiwarki. Stan opisanych pól sprawdziliśmy 1 listopada 2026 r.
Co to jest KRKGW i do czego służy?
Krajowy Rejestr Kół Gospodyń Wiejskich prowadzi ARiMR na podstawie ustawy o KGW. Można w nim sprawdzić informacje o wpisanym kole oraz dane dotyczące jego reprezentacji. Wpis do KRKGW i wewnętrzna dokumentacja stowarzyszenia lub innej organizacji nie są tym samym. Gdy w nazwie podmiotu występuje „koło gospodyń”, ustalcie, na jakiej podstawie działa; sama nazwa nie dowodzi wpisu do KRKGW.
ARiMR wyjaśnia, że rejestr jest jawny, z wyłączeniem danych członków. Każdy może uzyskać nieodpłatnie poświadczone odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje z rejestru w zakresie przewidzianym przepisami. Publiczna wyszukiwarka pomaga znaleźć wpis, ale jej wydruk lub zrzut ekranu nie powinien być przedstawiany jako urzędowo poświadczony dokument.
Jak wyszukać koło krok po kroku?
- Otwórzcie oficjalną wyszukiwarkę. Możecie wejść bezpośrednio pod wskazany adres albo przez stronę ARiMR i odnośnik do przeglądania KRKGW. Sprawdźcie domenę przed wpisaniem informacji.
- Wpiszcie nazwę lub jej charakterystyczny fragment w polu wyszukiwania. Jeśli nie znacie pełnej nazwy, zacznijcie od krótszej frazy. Przepisany z plakatu skrót albo potoczna nazwa mogą różnić się od nazwy rejestrowej.
- Zawęźcie obszar. Na stronie znajdują się filtry „Województwo”, „Powiat”, „Gmina” i „Miejscowość”. Dobierzcie je do posiadanych informacji; jednakowe nazwy miejscowości mogą występować w różnych powiatach.
- Wybierzcie „Wyszukaj”. W tabeli sprawdźcie kolumny „Numer”, „Nazwa Koła Gospodyń Wiejskich”, „Miejscowość” i „Informacje”. Nie wybierajcie koła wyłącznie po podobnej nazwie.
- Otwórzcie informacje o właściwym wpisie. Porównajcie nazwę, siedzibę oraz dostępne dane z dokumentami, które chcecie przygotować. Gdy potrzebujecie potwierdzenia o określonej formie, ustalcie jego uzyskanie z ARiMR.
Przycisk „Wyczyść” usuwa kryteria poprzedniego wyszukiwania. Warto go użyć przed szukaniem kolejnego koła, aby pozostawiony filtr miejscowości nie ukrył wyniku.
Co zrobić, gdy wyszukiwarka nie pokazuje wyniku?
Najpierw sprawdźcie pisownię i usuńcie nadmiar kryteriów. Spróbujcie wyszukać krótszy fragment nazwy, a następnie właściwą miejscowość. Zwróćcie uwagę na koła działające w kilku miejscowościach i na nazwę siedziby. Brak wyniku jednego wyszukiwania nie dowodzi likwidacji koła ani odmowy wpisu.
Jeżeli sprawa dotyczy świeżego wpisu lub aktualizacji, sprawdźcie otrzymane dokumenty i skontaktujcie się z właściwym biurem powiatowym ARiMR. Podajcie nazwę koła, siedzibę, numer znanej sprawy i informację o złożonym wniosku. Nie przesyłajcie danych członków w publicznym komentarzu ani na grupę społecznościową. Przerwa techniczna serwisu nie oznacza, że wpis przestał istnieć.
Numer KRKGW, NIP i REGON — czego nie pomylić?
| Dane | Do czego służą? | Co sprawdzić? |
|---|---|---|
| Numer w KRKGW | Identyfikuje wpis w rejestrze kół prowadzonym przez ARiMR. | Zgodność nazwy i siedziby z właściwym kołem. |
| NIP | Identyfikator podatkowy, używany m.in. na fakturach i przy dostępie koła do KSeF. | Czy jest to NIP koła, a nie przewodniczącej, gminy lub innego podmiotu. |
| REGON | Numer w rejestrze podmiotów gospodarki narodowej. | Zgodność podmiotu; nie zastępuje NIP ani numeru KRKGW. |
| Numer EP ARiMR | Numer w systemie ewidencji producentów, wymagany w obsłudze pomocy dla KGW. | Nie należy przepisywać w jego miejsce NIP, REGON ani numeru KRKGW. |
| Rejestr składek lub uchwał | Wewnętrzna ewidencja dokumentów i rozliczeń koła. | Nie potwierdza wpisu do państwowego rejestru i nie zastępuje aktualizacji w ARiMR. |
Przy fakturze lub zapytaniu o szkolenie przepisujcie dane z aktualnych dokumentów właściwego podmiotu. Informacja o reprezentacji nie daje sama w sobie dostępu do banku, PUE czy KSeF. Te systemy mają odrębne zasady uprawnień.
Reprezentacja koła i dane członków
Informacja o tym, kto i w jaki sposób reprezentuje koło, jest istotna przy podpisywaniu umowy. Sprawdźcie nie tylko imię i nazwisko osoby, lecz także zasadę reprezentacji, np. wymóg współdziałania określonych osób. Nie przyjmujcie, że jedna osoba może podpisać każdy dokument tylko dlatego, że pełni funkcję przewodniczącej.
Lista założycieli odnosi się do powstania koła. Nie jest aktualną listą wszystkich członków. Według informacji ARiMR lista członków, obejmująca dane przewidziane ustawą, nie jest ujawniana w publicznej wyszukiwarce. Brak nazwiska zwykłego członka w publicznym widoku nie stanowi więc dowodu braku członkostwa. Nie publikujcie własnych list z PESEL ani adresami, aby „uzupełnić” internetowy rejestr.
Jak poprawić nieaktualne dane w rejestrze?
Zmiany danych wskazanych we wniosku, statutu i listy członków podlegają wpisowi. Art. 10 ustawy o KGW przewiduje złożenie wniosku o wpis zmian w terminie 30 dni od ich wystąpienia oraz dołączenie dokumentów potwierdzających zmianę. Nie wystarcza poprawienie danych w pliku koła albo na Facebooku. Błąd zastanego wpisu i nowa zmiana to różne sytuacje — opiszcie, z którą macie do czynienia.
Właściwy formularz i załączniki sprawdźcie w ARiMR. Przy zmianie zarządu pomocna będzie instrukcja przekazania dokumentów, pieniędzy i majątku; przy członkostwie — procedura przyjęcia nowego członka. Wpis zmiany nie zastępuje odrębnego przeglądu dostępów elektronicznych.
Jakie dokumenty warto uporządkować w siedzibie koła?
Przechowujcie aktualny statut, dokumenty rejestrowe, dowody zgłoszenia zmian i uchwały stanowiące ich podstawę. Do codziennej pracy służą rejestr uchwał i rejestr składek. Nie dopisujcie do nich danych tylko dlatego, że występują w urzędowym formularzu — zakres danych zależy od celu konkretnego dokumentu.
Przed planowaniem wspólnego wyjazdu ustalcie, kto zbiera zgłoszenia i kto może złożyć zamówienie w imieniu koła. Programy oraz warunki pobytu w Sarnówku znajdziecie w ofercie wyjazdów szkoleniowych KGW. Sprawdzenie wpisu nie rozstrzyga możliwości sfinansowania wyjazdu z dotacji.