CHECKLISTA DO DRUKU · WYJAZD
Karta organizacji wyjazdu KGW
Koło: [nazwa] Koordynatorka: [imię, telefon] Termin: [data] Liczba osób: [planowana / potwierdzona]
1. Cel, uczestnicy i ramy
- Ustalono główny cel: [szkolenie / warsztat / integracja / zwiedzanie].
- Opisano potrzeby grupy, w tym mobilność, dietę i inne potrzeby zgłoszone organizatorowi.
- Ustalono liczbę osób, termin rezerwowy oraz sposób przyjmowania zgłoszeń.
- Wskazano osobę decyzyjną po stronie KGW i jej zastępstwo.
- Wybrano wariant: [jeden dzień / dwie doby / trzy doby] oraz zakres noclegów.
2. Porównanie ofert i rezerwacja
- Otrzymano pisemny program z godzinami, miejscem i zakresem zajęć.
- Sprawdzono, co obejmuje cena pakietu: szkolenia, posiłki, noclegi, sala, atrakcje i transport.
- Wyjaśniono dopłaty, minimalną liczbę uczestników i zasady zmian liczby osób.
- Potwierdzono standard i rozmieszczenie pokoi oraz dostępność potrzebnych udogodnień.
- Ustalono terminy zaliczki, płatności końcowej, zasady rezygnacji oraz dane do faktury.
- Zapisano dane kontaktowe obiektu i osobę odpowiedzialną za realizację programu.
3. Transport i bezpieczeństwo
- Ustalono punkt zbiórki, godzinę odjazdu, postoje oraz planowany powrót.
- Potwierdzono przewoźnika, liczbę miejsc i miejsce postoju autokaru.
- Przekazano uczestnikom plan dnia, adres obiektu i telefon koordynatorki.
- Uzgodniono postępowanie przy spóźnieniu, chorobie, awarii transportu lub złej pogodzie.
- Sprawdzono, kto organizuje ubezpieczenie i jaki jest jego zakres, jeśli zostało przewidziane.
4. Dokumenty i rozliczenie
- Zebrano zgłoszenia i potwierdzono listę uczestników.
- Zapisano wpłaty i terminy dopłat w wewnętrznym rejestrze koła.
- Zachowano ofertę, potwierdzenie rezerwacji, faktury i potwierdzenia przelewów.
- Po wyjeździe porównano faktycznie otrzymane świadczenia z uzgodnionym programem.
- Zebrano krótką ocenę wyjazdu i pomysły na następny termin.
Plan awaryjny i decyzja
Telefon obiektu: [ ] Telefon przewoźnika: [ ] Osoba zastępująca: [ ]
Warunek potwierdzenia rezerwacji: [ ] Data decyzji KGW: [ ] Osoba zatwierdzająca: [ ]