AUTORSKI WZÓR POMOCNICZY · WERSJA 01.11.2026
Karta przeglądu i przekazania dostępów KSeF KGW
Karta dokumentuje przegląd i wykonanie uzgodnionych czynności. Nie jest formularzem ZAW-FA ani pełnomocnictwem; podpisanie jej nie nadaje i nie odbiera uprawnień w KSeF. Nie zapisujcie haseł, kodów uwierzytelnienia, prywatnych kluczy, plików certyfikatów ani numerów PESEL.
Nazwa koła i NIP podmiotu, którego dotyczy przegląd: [uzupełnij]
Data przeglądu oraz powód zmiany lub przekazania obsługi: [uzupełnij]
Osoby uczestniczące w przeglądzie i ich funkcje: [uzupełnij]
Stan dostępów i plan zmian
Wpiszcie osobę lub podmiot oraz zakres roli. Dla weryfikacji tożsamości w systemie używajcie właściwych danych wyłącznie bezpieczną drogą; ta karta nie służy do ich powielania.
| Osoba lub podmiot i funkcja | Zakres uprawnienia oraz źródło | Czynność i stan wykonania |
|---|---|---|
| [uzupełnij] | [uzupełnij] | [uzupełnij] |
| [uzupełnij] | [uzupełnij] | [uzupełnij] |
| [uzupełnij] | [uzupełnij] | [uzupełnij] |
Pierwsza osoba i dostęp księgowy
Czy zmienia się osoba wskazana w ZAW-FA oraz jaka procedura została ustalona: [uzupełnij]
Kto zachowuje zarządzanie uprawnieniami i zastępstwo: [uzupełnij]
Zakres obsługi księgowej oraz ustalenie dalszego delegowania: [uzupełnij]
Sprawdzenie wykonania
Potwierdzenia zmian w systemie lub obsługi ZAW-FA i miejsce ich chronionego przechowywania: [uzupełnij]
Wynik własnego logowania nowej osoby w NIP koła i sprawdzenia potrzebnych funkcji: [uzupełnij]
Przegląd pozostałych uprawnień oraz certyfikatów, tokenów i powiązań z programami: [uzupełnij]
Sprawy niewykonane, osoba odpowiedzialna i termin ponownego sprawdzenia: [uzupełnij]
Zamknięcie przeglądu
Data następnego przeglądu: [uzupełnij]
Imiona, nazwiska, funkcje i podpisy osób potwierdzających ustalenia: [uzupełnij]
Jak wypełnić i kiedy używać tego wzoru?
Uzupełnijcie pola w nawiasach i usuńcie niepasujące warianty. Formularz podpisujcie dopiero po sprawdzeniu rzeczywistych danych. Instrukcja i przykład nie są treścią Waszego oświadczenia.
- Zacznijcie od właściwego NIP i stanu rzeczywistych uprawnień. Dostęp do e-US, funkcja w zarządzie lub umowa z księgową nie zastępują sprawdzenia ról w KSeF.
- Rozróżnijcie pierwszą osobę zgłoszoną przez ZAW-FA, kolejnych administratorów, osoby przeglądające faktury, osoby wystawiające dokumenty oraz podmioty obsługujące księgowość.
- Dla zmiany pierwszej osoby A na B podręcznik MF opisuje najpierw ZAW-FA z celem odebrania uprawnień A, następnie odrębne zawiadomienie z celem nadania B. Dobierzcie czynność do faktycznej sytuacji; nie składajcie formularzy dla każdej zwykłej zmiany użytkownika.
- Zmiana osoby wskazanej w ZAW-FA nie odbiera automatycznie wszystkich uprawnień nadanych innym przez tę osobę. Przejrzyjcie je osobno. Odebranie wszelkich uprawnień jest odrębną czynnością o szerszych skutkach, nie domyślnym sposobem przekazania obsługi.
- Statusy zapisujcie precyzyjnie, np. planowane, wysłano zawiadomienie, wprowadzono uprawnienie, sprawdzono działanie. Wysłany ZAW-FA i aktywny dostęp to różne stany. Nie wpisujcie wykonano wyłącznie po podpisaniu tej karty.
- Zapiszcie wynik przeglądu certyfikatów, tokenów i integracji, ale nie ich treść ani dane umożliwiające użycie. Potrzebne czynności wykonajcie właściwą drogą w systemie. Nie przejmujcie cudzych metod logowania.
- Każda nowa osoba sprawdza własne logowanie w NIP koła i potrzebne funkcje. Karta nie upoważnia do wystawienia rzeczywistej faktury testowej ani do operacji bez podstawy.
- Przechowujcie kartę oraz potwierdzenia w chronionej dokumentacji z dostępem osób uprawnionych. Powiążcie ją z protokołem przekazania dokumentacji koła. Instrukcję i przykład oddzielcie od podpisywanego formularza.
Przykład objaśniający — nie dane Waszego koła
Przykład wyłącznie fikcyjny: KGW Przykładowa Dolina zmienia osobę pobierającą zakupy. Sprawdzono, że pierwsza osoba wskazana w ZAW-FA pozostaje bez zmian. Właściwy administrator odbiera dostęp poprzedniej osobie, nadaje potrzebną rolę nowej i dokumentuje wynik jej własnego logowania w NIP koła. W karcie zapisano zakres, daty, statusy i miejsce potwierdzeń. Nie wpisano haseł ani identyfikatorów prywatnych. Gdyby zmieniała się pierwsza osoba zgłoszona przez ZAW-FA, wymagałoby to ustalenia innej właściwej ścieżki.
Podstawy i dokumenty do sprawdzenia
- Ministerstwo Finansów, KSeF w organizacjach pozarządowych, rozdziały o pierwszym dostępie i zarządzaniu uprawnieniami
- Ministerstwo Finansów, Podręcznik KSeF 2.0 część I, procedura zmiany osoby fizycznej wskazanej w ZAW-FA
- Aktualny urzędowy formularz ZAW-FA(3) i informacja MF o uprawnionych do złożenia przez e-US
Autorski materiał redakcyjny. Nie jest urzędowym formularzem ani indywidualną opinią prawną. Dopasujcie go do statutu, rzeczywistego zdarzenia i warunków finansowania. Aktualizacja wzoru: 01.11.2026.