Stan informacji: 13 września 2026 r. Ustawa o KGW uwzględnia przychody ze sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych w katalogu przychodów istotnym dla uproszczonej ewidencji. Oznacza to, że koło może odpłatnie udostępniać własny majątek, ale powinno robić to na jasnych zasadach.
Najpierw sprawdź, czy majątek rzeczywiście należy do KGW
Częsty problem dotyczy sprzętu kupionego przez gminę, OSP albo sołectwo, który jest jedynie używany przez koło. Takiego przedmiotu KGW nie powinno wynajmować jak własnego bez odpowiedniej podstawy.
Co można wynajmować?
Przykładowo: namioty, stoły, zastawę, urządzenia gastronomiczne, nagłośnienie czy inne wyposażenie stanowiące własność koła. W przypadku nieruchomości lub pomieszczeń trzeba dodatkowo zweryfikować tytuł prawny do dysponowania nimi.
Umowa chroni obie strony
Przy wartościowym sprzęcie warto podpisać prostą umowę określającą cenę, termin, kaucję, odpowiedzialność za uszkodzenie, sposób odbioru i zwrotu. Dla drobnych rzeczy można stosować formularz wydania i zwrotu.
Kto ustala cenę?
Decyzja powinna być zgodna ze statutem i zasadami reprezentacji. Zarząd może przyjąć cennik, jeżeli mieści się to w jego kompetencjach. Cena powinna uwzględniać zużycie, serwis, transport i ryzyko zniszczenia.
Przychód trzeba ująć w ewidencji
Najem nie może funkcjonować jako nieformalna „zrzutka do puszki”. Płatność powinna być udokumentowana i rozliczona w finansach koła. Trzeba także ocenić skutki podatkowe, szczególnie przy rosnącej skali.
Sprzęt kupiony z dotacji
Jeżeli rzecz została sfinansowana z określonego programu, przed odpłatnym udostępnieniem trzeba sprawdzić regulamin i okres trwałości. Niektóre formy wsparcia ograniczają sposób wykorzystania dofinansowanego majątku.
Dobrą praktyką jest prowadzenie ewidencji majątku z numerem, datą zakupu, miejscem przechowywania i osobą odpowiedzialną.
Kaucja i protokół
Przy sprzęcie wartym kilka tysięcy złotych warto stosować kaucję i protokół ze zdjęciami. Dokument powinien wskazywać stan rzeczy przy wydaniu oraz przy zwrocie. Dzięki temu uszkodzenie nie staje się sporem opartym wyłącznie na słowie dwóch osób.
Transport i montaż
Jeżeli KGW oferuje dostawę namiotu albo montaż sprzętu, należy rozdzielić w cenniku najem od dodatkowej usługi. Ma to znaczenie dla kalkulacji i może wpływać na kwalifikację przychodu.
Ubezpieczenie
Przy wartościowym majątku warto sprawdzić, czy polisa koła obejmuje uszkodzenie w czasie odpłatnego udostępnienia osobie trzeciej. Część polis może mieć wyłączenia zależne od sposobu użytkowania.