Przy 30-osobowej grupie prawie zawsze pojawiają się diety wegetariańskie, nietolerancje, alergie albo potrzeby wynikające ze zdrowia. Najgorszym rozwiązaniem jest ustalanie ich przy pierwszej kolacji. Z drugiej strony nie ma potrzeby tworzyć szczegółowej „kartoteki medycznej” uczestników.

Rozdziel preferencje od informacji zdrowotnych

„Nie jem mięsa” może być zwykłą preferencją. Informacja o alergii, celiakii czy chorobie może ujawniać dane dotyczące zdrowia, które RODO zalicza do szczególnych kategorii danych. Dlatego zbierajcie tylko informacje rzeczywiście potrzebne do zapewnienia posiłku i zabezpieczcie dostęp do nich.

Najlepszy formularz jest krótki

  • imię i nazwisko;
  • rodzaj diety lub produktu, którego osoba nie spożywa;
  • informacja, czy chodzi o alergię / konieczność zdrowotną, jeśli ma to znaczenie dla kuchni;
  • kontakt do osoby tylko jeśli jest potrzebny do doprecyzowania.

Nie pytaj o diagnozę, jeśli nie jest potrzebna

Kuchnia potrzebuje wiedzieć, że danie ma być bez konkretnego alergenu, a nie znać pełną historię leczenia. Zasada minimalizacji danych jest szczególnie ważna przy informacjach zdrowotnych.

Przekazuj liczby bez nazw, gdy to wystarcza

Jeżeli obiekt musi tylko przygotować pięć porcji wegetariańskich, często wystarczy liczba. Przy alergii, gdy kelner musi podać właściwy talerz właściwej osobie, identyfikacja może być uzasadniona. Zakres danych powinien odpowiadać celowi.

Ustal termin zgłaszania zmian

Informacje o dietach najlepiej zebrać razem z ostatecznym potwierdzeniem udziału. Obiekt powinien dostać je kilka dni przed przyjazdem, zgodnie z uzgodnionym terminem. Zmiany zgłaszane przy stole mogą być niemożliwe do bezpiecznej realizacji.

Alergia wymaga ostrożniejszej komunikacji

Nie obiecujcie uczestnikowi „100% bezpieczeństwa”, jeśli nie znacie warunków kuchni. Przekażcie informację obiektowi i poproście o potwierdzenie, czy może zrealizować dane wymaganie, szczególnie przy ryzyku zanieczyszczenia krzyżowego.

Dane dotyczące zdrowia są w RODO traktowane jako szczególna kategoria, dlatego powinny być przetwarzane ze zwiększoną ostrożnością i tylko w niezbędnym zakresie.

Nie wysyłaj listy alergii do całej grupy

Informacje powinny trafić tylko do osób, które ich potrzebują: koordynatora oraz obiektu przygotowującego posiłki. Publikowanie pełnej listy w grupowym komunikatorze jest zwykle zbędne i zwiększa ryzyko nieuprawnionego ujawnienia danych.

Po wyjeździe nie przechowuj danych „na wszelki wypadek”

Jeżeli informacje o alergiach były zebrane wyłącznie na potrzeby konkretnego pobytu, po zakończeniu celu należy ocenić, czy istnieje podstawa do dalszego przechowywania. W praktyce wiele takich roboczych list można bezpiecznie usunąć, zachowując jedynie dokumentację potrzebną do rozliczeń.