Stan informacji: 13 września 2026 r. Koło, które otrzymało pomoc finansową ARiMR w naborze 2026, powinno zapamiętać dwie daty: 31 grudnia 2026 r. oraz 31 stycznia 2027 r.. Pierwsza dotyczy wykorzystania pieniędzy, druga – rozliczenia pomocy przez przedłożenie sprawozdania.
31 grudnia 2026 r. – termin wykorzystania środków
Pomoc przyznana na 2026 r. musi zostać wykorzystana na realizację zadań z art. 2 ust. 3 ustawy o KGW do końca roku. Oznacza to, że planowanie zakupu na przełomie grudnia i stycznia może rodzić ryzyko: samo zamówienie towaru w grudniu nie zawsze oznacza jeszcze prawidłowe wykorzystanie środków.
Koło powinno zadbać, żeby dokumenty jasno pokazywały datę i charakter transakcji. Przy usługach warto również mieć dowód ich wykonania, np. program szkolenia, protokół, listę uczestników lub inne dokumenty odpowiednie do charakteru działania.
31 stycznia 2027 r. – termin sprawozdania
Po wykorzystaniu pieniędzy przychodzi drugi etap: rozliczenie pomocy. ARiMR wymaga przedłożenia sprawozdania z wydatkowania środków do 31 stycznia 2027 r. To nie jest miesiąc na robienie zaległych wydatków. Styczeń służy uporządkowaniu dokumentów i złożeniu rozliczenia za poprzedni rok.
Dlaczego warto zamknąć wydatki wcześniej?
Jeżeli koło zostawia zakupy na ostatnie dni grudnia, wystarczy opóźnienie dostawy, błędna faktura albo nieudana płatność, aby pojawił się problem. Rozsądny wewnętrzny termin może przypadać np. kilka tygodni wcześniej. Dzięki temu zarząd ma czas na kontrolę dokumentów i ewentualne korekty.
Przykładowy harmonogram bez nerwów
| Termin wewnętrzny | Działanie |
|---|---|
| wrzesień–październik | Plan wydatków, rozeznanie ofert, decyzje organizacyjne. |
| listopad | Realizacja większości zakupów i usług. |
| do połowy grudnia | Domknięcie głównych wydatków i kontrola faktur. |
| koniec grudnia | Sprawdzenie salda pomocy i kompletności dokumentów. |
| styczeń | Przygotowanie i złożenie sprawozdania. |
Co jeśli część środków została niewykorzystana?
Nie należy kupować czegokolwiek tylko po to, żeby „wyzerować dotację”. Niewykorzystana pomoc podlega zwrotowi. Znacznie bezpieczniej oddać niewydaną część zgodnie z zasadami ARiMR niż tworzyć słabo uzasadnione wydatki w ostatniej chwili.
Co jeśli koło zapomni o sprawozdaniu?
Warunki naboru przewidują obowiązek zwrotu pomocy m.in. w przypadku niewykonania zobowiązania do rozliczenia przez przedłożenie sprawozdania w terminie. W poprzednich naborach ARiMR wyraźnie przypominała, że brak sprawozdania może prowadzić do konieczności zwrotu pomocy.
Jakie dokumenty przechowywać?
Koło powinno przechowywać dokumenty księgowe i inne dokumenty potwierdzające prawidłowe wydatkowanie pomocy do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym pomoc została rozliczona. W przypadkach wymagających wyjaśnienia dokumenty trzeba również udostępnić na żądanie właściwego biura powiatowego ARiMR.
Praktycznie oznacza to, że po złożeniu sprawozdania nie wolno od razu „zamknąć tematu” i wyrzucić teczki. Dokumentacja powinna pozostać uporządkowana i dostępna.
Więcej o samym rozliczeniu znajdziesz w poradniku jak przygotować sprawozdanie z wykorzystania pomocy dla KGW.