Jeżeli na wydarzenie zapisuje się kilkanaście osób, wiadomości prywatne jeszcze da się opanować. Przy 50 czy 100 zgłoszeniach zaczynają się pomyłki: ktoś zmienia liczbę osób, ktoś zgłasza dietę w drugim wątku, a numer telefonu zostaje w prywatnej skrzynce jednej członkini. Formularz internetowy pozwala zebrać informacje w jednym zestawieniu.

Najpierw ustal, jakie dane są naprawdę potrzebne

Na zwykłe warsztaty często wystarczy imię, nazwisko i kontakt. Jeżeli wydarzenie jest bezpłatne i otwarte, nie zawsze potrzebujecie adresu, daty urodzenia czy numeru PESEL. Zasada minimalizacji danych mówi w praktyce: zbieramy tyle, ile jest potrzebne do konkretnego celu.

Przykładowe pola formularza

  • imię i nazwisko;
  • adres e-mail lub telefon;
  • liczba zgłaszanych osób;
  • wybór terminu lub warsztatu;
  • informacje organizacyjne niezbędne do realizacji udziału;
  • potwierdzenie zapoznania się z zasadami wydarzenia, jeśli takie obowiązują.

Diety i alergie wymagają ostrożności

Jeśli zbieracie informacje o alergiach lub stanie zdrowia, wchodzicie w bardziej wrażliwy obszar danych. Nie pytajcie o diagnozy. Zbierajcie tylko to, co jest potrzebne do przygotowania bezpiecznego posiłku, a dostęp do odpowiedzi ograniczcie do osób, które muszą je znać.

Google Forms pozwala ograniczyć liczbę odpowiedzi i zbierać e-maile

W ustawieniach formularza można zdecydować m.in. o zbieraniu adresów e-mail, wysyłaniu kopii odpowiedzi czy ograniczeniu do jednej odpowiedzi. Warto pamiętać, że wymóg zalogowania na konto Google może zwiększać wiarygodność zgłoszeń, ale jednocześnie utrudnić udział osobom mniej biegłym cyfrowo. Przy lokalnym wydarzeniu dla seniorów prostszy formularz bez obowiązkowego logowania bywa lepszy.

Potwierdzenie zgłoszenia ogranicza chaos

Na końcu pokażcie jasny komunikat: „Zgłoszenie zostało zapisane. Potwierdzenie udziału wyślemy do…”. Jeśli liczba miejsc jest ograniczona, rozróżnijcie zgłoszenie od potwierdzonej rezerwacji.

Nie udostępniajcie arkusza z odpowiedziami publicznie

Lista uczestników nie jest materiałem do publikacji. Dostęp do odpowiedzi powinna mieć osoba odpowiedzialna za zapisy i ewentualnie inny członek zespołu, który potrzebuje tych danych organizacyjnie.

Po wydarzeniu uporządkujcie dane

Jeśli formularz służył tylko do zapisów na jedno wydarzenie, po jego zakończeniu oceńcie, które dane trzeba jeszcze zachować, a które można usunąć. Nie warto przechowywać w nieskończoność prywatnych numerów telefonów tylko dlatego, że „może kiedyś się przydadzą”.

Formularz może też służyć do badania potrzeb szkoleniowych

Przed wyjazdem lub warsztatem można zapytać uczestników, jakie tematy są dla nich najważniejsze. Dzięki temu trener lepiej dopasuje program. Właśnie tak warto przygotowywać badanie potrzeb szkoleniowych KGW.

Test formularza przed publikacją

Wyślijcie go najpierw do dwóch członków KGW. Niech wypełnią go na telefonie i sprawdzą, czy każde pytanie jest zrozumiałe. Szczególnie ważne jest, czy osoba starsza potrafi przejść formularz bez konieczności logowania, jeśli logowanie nie jest naprawdę potrzebne.

Plan B dla osób cyfrowo wykluczonych

Formularz internetowy nie powinien wykluczać mieszkańców, którzy nie korzystają sprawnie z internetu. Można przyjmować zapisy także telefonicznie, a osoba odpowiedzialna wprowadza takie zgłoszenie do tego samego arkusza. Wtedy nadal mamy jedną listę uczestników.