Rezerwacja grupowa wiąże obiekt i organizatora na wiele tygodni lub miesięcy. Dlatego ustalenia powinny być konkretne i zapisane w mailu lub umowie. Im więcej rzeczy wyjaśnicie na początku, tym mniej telefonów w ostatnim tygodniu przed wyjazdem.

Pokoje i zakwaterowanie

  • ile jest pokoi 1-, 2- i 3-osobowych;
  • czy wszystkie pokoje mają prywatne łazienki;
  • od której godziny gwarantowane jest zakwaterowanie;
  • czy część pokoi może być dostępna wcześniej;
  • czy jest dopłata do pokoju jednoosobowego;
  • jak wygląda rozliczenie niewykorzystanych pokoi.

Wyżywienie

Zapytajcie, czy posiłki są bufetowe czy serwowane, w jakich godzinach można je podać, czy obiekt obsługuje diety i alergie oraz do kiedy trzeba przekazać liczbę osób wymagających specjalnego menu. Dla grupy szkoleniowej ważne jest także, czy przerwa obiadowa nie będzie kolidowała z inną dużą grupą w obiekcie.

Sala i wyposażenie

Ustalcie, czy sala jest w cenie, ile godzin jest dostępna, jakie ma nagłośnienie, ekran, projektor, flipchart oraz czy można zmieniać ustawienie. Jeśli potrzebujecie głośnika na wieczór integracyjny, również warto ustalić to wcześniej.

Płatność i dokumenty

Zapytajcie o wysokość zaliczki, termin płatności końcowej, dane do faktury, warunki anulacji i zasady zmiany liczby uczestników. Jeśli koszt ma być finansowany z projektu lub dotacji, upewnijcie się, że opis na dokumencie będzie odpowiadał rzeczywiście świadczonej usłudze.

Transport i parking

Przy autokarze liczy się nie tylko sam parking, ale możliwość bezpiecznego podjazdu na czas wysiadania i załadunku bagaży. Jeżeli obiekt leży w centrum miejscowości, dopytajcie o ograniczenia dla autokarów.

Jedna osoba kontaktowa

Najwygodniej, gdy grupa ma jedną osobę po stronie obiektu, która zna całą rezerwację. Rozproszenie ustaleń między recepcją, gastronomią i trenerem jest częstą przyczyną nieporozumień.

Poproś o termin bezkosztowej zmiany liczby osób

Grupy zmieniają się do ostatniej chwili. Kluczowe jest ustalenie, do kiedy można bez konsekwencji zmniejszyć lub zwiększyć liczbę uczestników oraz co dzieje się po tym terminie. Ta jedna informacja ma duże znaczenie przy zbieraniu zaliczek od członków.

Sprawdź dostępność dla osób z ograniczoną mobilnością

Jeżeli ktoś ma trudności z chodzeniem, dopytaj o schody, windę, odległość pokoju od restauracji i możliwość podjazdu samochodem. Nie trzeba zbierać diagnoz – wystarczy ustalić praktyczną potrzebę i sprawdzić, czy obiekt jest w stanie ją spełnić.