Roczny plan działalności to jedno z najprostszych narzędzi, które może wyraźnie poprawić organizację KGW. Zamiast decydować o wszystkim na dwa tygodnie przed wydarzeniem, koło z góry widzi najważniejsze miesiące, możliwe nabory, koszty i obciążenie członków.
Zacznij od kalendarza stałych wydarzeń
Dożynki, Dzień Kobiet, kiermasze świąteczne, festyn, konkursy gminne czy jubileusz miejscowości zwykle są przewidywalne. Wpisz je jako pierwsze, wraz z orientacyjnym miesiącem przygotowań.
Dodaj nabory i terminy formalne
Plan powinien zawierać także okresy, w których zwykle pojawiają się dotacje, terminy podatkowe, sprawozdania i zebrania. Dzięki temu zarząd nie planuje dużego wydarzenia dokładnie w tygodniu, w którym musi rozliczyć projekt.
Nie planuj wyłącznie imprez
Rozwój koła to również szkolenia, porządkowanie dokumentacji, promocja, pozyskiwanie partnerów i zakup sprzętu. Warto przewidzieć co najmniej jeden okres na rozwój kompetencji członków.
Każde działanie powinno mieć właściciela
W tabeli dopisz osobę odpowiedzialną i termin pierwszego kroku. „Festyn – wszyscy” to w praktyce brak odpowiedzialności. Lepiej: program – Anna, gastronomia – Maria, sponsorzy – Ewa, promocja – Katarzyna.
Budżet orientacyjny
Nie trzeba znać dokładnej kwoty w styczniu. Wystarczy podział: środki własne, potencjalna dotacja, sponsoring, przychody ze sprzedaży oraz maksymalny koszt, który koło jest gotowe ponieść.
Plan B
Dobrze jest wskazać wydarzenia zależne od dotacji i te, które koło może przeprowadzić niezależnie. Chroni to przed sytuacją, w której brak jednego finansowania unieruchamia cały rok.
Przegląd kwartalny
Plan nie powinien być niezmienny. Co trzy miesiące warto sprawdzić, co zrealizowano, co przesunąć i czy pojawiły się nowe możliwości. To także dobry moment na wybór szkolenia lub wyjazdu integracyjno-szkoleniowego dla członków.
Prosty układ tabeli
| Miesiąc | Działanie | Odpowiedzialny | Budżet | Źródło środków | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| marzec | warsztaty | 2 osoby | orientacyjny | środki własne | plan |
| sierpień | dożynki | zespół | do ustalenia | gmina/sponsor | plan |
Dobry plan roczny pozwala również świadomie wybrać szkolenia. W katalogu szkoleń dla KGW można porównać moduły dotyczące promocji, organizacji wydarzeń i komunikacji.
Przykładowe cztery cele na rok
Zamiast planu składającego się z 25 luźnych wydarzeń można wyznaczyć cztery cele: zwiększenie liczby aktywnych członków, rozwój sprzedaży produktów, pozyskanie jednej dotacji oraz poprawa promocji koła. Dopiero pod każdym celem wpisuje się konkretne działania.
Mierz efekt, nie tylko wykonanie
Nie wystarczy zapisać „zorganizować festyn”. Warto dopisać, co ma przynieść: np. pozyskać nowych partnerów, zebrać środki na sprzęt, wypromować produkt regionalny lub zwiększyć udział mieszkańców.
Rezerwa czasu i pieniędzy
Nie planuj 100% budżetu i każdego weekendu. Rezerwa pozwala skorzystać z niespodziewanego konkursu, zaproszenia na wydarzenie albo dodatkowego szkolenia.