Sponsoring jest współpracą wzajemną: sponsor przekazuje pieniądze, produkty lub usługę, a KGW realizuje uzgodnione świadczenia promocyjne lub organizacyjne. Przy większej wartości warto spisać warunki tak, aby nie opierać się wyłącznie na ustaleniach telefonicznych.

Dokładnie oznacz strony

Umowa powinna zawierać pełną nazwę KGW, dane rejestrowe, adres oraz osoby uprawnione do reprezentacji zgodnie ze statutem. Po stronie sponsora należy wskazać dane firmy i osobę podpisującą.

Opisz świadczenie sponsora

Jeżeli są to pieniądze – kwota, termin i rachunek. Jeżeli produkty – rodzaj, liczba, wartość oraz termin dostarczenia. Jeżeli usługa – jej zakres, miejsce i termin wykonania.

Opisz świadczenia KGW

Nie wystarczy „promocja sponsora”. Wymień: logo na plakacie, baner w konkretnej strefie, oznaczenie w dwóch postach, stoisko, podziękowanie ze sceny itp. Ustal, kto dostarcza logo i w jakim terminie.

Zapisz, co dzieje się przy zmianie wydarzenia

Wydarzenie plenerowe może zostać przesunięte, ograniczone albo odwołane. W umowie warto wskazać, jak strony postępują w takiej sytuacji i które świadczenia mogą być zrealizowane online lub w późniejszym terminie.

Prawa do znaków i materiałów

Jeżeli KGW korzysta z logo sponsora, powinno używać aktualnych plików i stosować je zgodnie z ustaleniami. Jeżeli sponsor chce wykorzystać zdjęcia z wydarzenia, trzeba również ustalić zakres praw i kwestie wizerunku.

Rozliczenie i dokumentacja

Przed podpisaniem ustal z osobą prowadzącą finanse KGW, w jaki sposób współpraca będzie dokumentowana i jakie skutki podatkowe może wywołać. Sponsoring nie powinien być automatycznie traktowany jak darowizna, ponieważ zawiera świadczenie wzajemne.

Nie podpisuj niezrozumiałych zapisów

Jeżeli firma przesyła rozbudowany wzór zawierający kary umowne, wyłączność branżową albo szerokie prawa do wizerunku, przeczytaj go dokładnie i w razie potrzeby skonsultuj. Warto negocjować zapisy, których KGW nie jest w stanie spełnić.

Checklista przed podpisaniem

  • czy podpisują właściwe osoby?
  • czy kwoty i terminy są jednoznaczne?
  • czy lista świadczeń jest zamknięta?
  • czy wiadomo, co przy odwołaniu wydarzenia?
  • czy ustalono użycie logo i zdjęć?
  • czy sposób rozliczenia jest sprawdzony?

Uważaj na wyłączność branżową

Sponsor może oczekiwać, że podczas wydarzenia nie pojawi się konkurencyjna firma. Taki zapis może być uzasadniony przy dużym partnerze, ale trzeba dokładnie określić branżę, czas i zakres. Sformułowanie „brak konkurencji” bez definicji może niepotrzebnie zablokować innych lokalnych partnerów.

Kary umowne oceniaj realistycznie

Jeżeli wzór przewiduje wysoką karę za każde opóźnienie w publikacji albo brak konkretnego logotypu, sprawdź, czy KGW może realnie ponieść takie ryzyko. Przy lokalnym wydarzeniu kara przewyższająca wartość sponsoringu powinna być sygnałem do negocjacji.