KGW funkcjonuje w rytmie terminów: zebrania, dożynki, kiermasze, nabory dotacyjne, terminy sprawozdań, warsztaty, rezerwacje sali czy wyjazdy. Jeśli informacje są rozrzucone po Messengerze, SMS-ach i kartkach, prędzej czy później ktoś przeoczy ważną datę. Wspólny kalendarz online może temu zapobiec.

Stwórzcie osobny kalendarz koła

Nie warto udostępniać prywatnego kalendarza prezesa całemu zarządowi. Lepiej utworzyć osobny kalendarz „KGW – nazwa miejscowości” i udostępnić go osobom, które rzeczywiście mają z niego korzystać. W Google Calendar właściciel może kontrolować zakres uprawnień i w dowolnym momencie cofnąć dostęp.

Co wpisywać?

  • zebrania zarządu i zebrania członków;
  • wydarzenia, w których KGW uczestniczy jako wystawca;
  • terminy konkursów i naborów;
  • daty graniczne rozliczeń i sprawozdań;
  • rezerwacje sali, sprzętu lub transportu;
  • szkolenia i wyjazdy;
  • terminy publikacji ważnych materiałów promocyjnych.

W opisie wydarzenia zapisujcie konkret

Samo „dożynki” niewiele daje. W wydarzeniu warto umieścić godzinę zbiórki, miejsce, osobę odpowiedzialną, link do dokumentu organizacyjnego oraz krótką listę najważniejszych zadań. Dzięki temu kalendarz staje się punktem wejścia do całego projektu.

Używajcie przypomnień rozsądnie

Jeżeli każde wydarzenie wysyła trzy powiadomienia, użytkownicy szybko przestają je zauważać. Dla zwykłego zebrania może wystarczyć przypomnienie dzień wcześniej, ale przy terminie złożenia wniosku warto dodać wcześniejszy alert np. 14 dni przed datą graniczną.

Kolory mogą oznaczać typ zadania

Jednolity system kolorów ułatwia orientację: wydarzenia – jeden kolor, finanse i rozliczenia – drugi, szkolenia – trzeci. Nie przesadzajcie z liczbą kategorii. Pięć czy sześć w zupełności wystarczy.

Nie publikujcie kalendarza publicznie bez potrzeby

Kalendarz roboczy może zawierać telefony, nazwiska, informacje o rozliczeniach czy planach organizacyjnych. W większości przypadków powinien być udostępniony tylko członkom, którzy go potrzebują. Jeśli KGW chce mieć publiczny kalendarz wydarzeń dla mieszkańców, lepiej utworzyć drugi, przeznaczony wyłącznie do publikacji.

Wprowadźcie jedną osobę odpowiedzialną za porządek

Każdy może dodawać ważne terminy, ale jedna osoba powinna raz w tygodniu sprawdzić, czy kalendarz jest aktualny. W przeciwnym razie szybko zacznie zawierać nieaktualne godziny i niepotwierdzone wydarzenia.

Wspólny kalendarz jest prostym narzędziem, ale bardzo dobrze wspiera większy system zarządzania kołem. W artykule o rocznym planie działalności KGW pokazujemy, jak połączyć daty z konkretnymi celami i odpowiedzialnością.

Przykładowe cykliczne wpisy

Warto od razu wprowadzić powtarzalne terminy: comiesięczne zebranie zarządu, kwartalny przegląd budżetu, sprawdzenie naborów, kontrolę aktualności danych w mediach społecznościowych oraz coroczny przegląd dokumentacji. Kalendarz może więc pilnować nie tylko imprez, ale także obowiązków organizacyjnych.

Co robić, gdy termin nie jest pewny?

Wpiszcie go jako „wstępny” i ustawcie inny kolor. Gdy zostanie potwierdzony, zmieńcie tytuł i status. Dzięki temu członkowie widzą, że data jest planowana, ale nie organizują wokół niej innych zobowiązań jak przy terminie ostatecznym.