Stan informacji: 13 września 2026 r. Publikowanie zdjęć przez KGW wymaga spojrzenia zarówno na przepisy o rozpowszechnianiu wizerunku, jak i na ochronę danych osobowych. Najczęstszy błąd polega na przyjęciu skrajnej zasady: „zawsze trzeba mieć zgodę” albo „na imprezie publicznej można publikować wszystko”.

Wizerunek jako główny motyw zdjęcia

Jeżeli publikujemy portret konkretnej osoby, wywiad, zdjęcie małej grupy pozującej do aparatu lub wykorzystujemy czyjąś twarz w reklamie wydarzenia, bezpieczną podstawą rozpowszechniania bardzo często będzie wyraźna zgoda, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.

Osoba jako szczegół całości

Prawo autorskie przewiduje wyjątek dla osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy impreza publiczna. UODO wskazuje, że jeśli zdjęcie przedstawia wydarzenie jako całość, nie skupia się na konkretnej postaci i usunięcie danej osoby nie zmieniłoby charakteru fotografii, zgoda na samo rozpowszechnianie wizerunku może nie być potrzebna.

To nie wyłącza RODO

Jeżeli osobę można zidentyfikować, fotografia może nadal zawierać dane osobowe. KGW powinno więc mieć podstawę przetwarzania, działać przejrzyście i brać pod uwagę rozsądne oczekiwania uczestników.

Zgoda musi być konkretna

Formuła „wyrażam zgodę na wszystko i na zawsze” jest słabym rozwiązaniem. Warto wskazać kanały i cel, np. relacja na stronie WWW i profilu Facebook KGW, materiały informujące o działalności koła, czas obowiązywania albo zasady wycofania zgody.

Zdjęcia promocyjne a relacja reporterska

Im bardziej fotografia ma charakter reklamowy i skupia się na konkretnej osobie, tym większa potrzeba uporządkowania zgód. Inaczej ocenia się szeroki kadr z dożynek, a inaczej plakat przyszłorocznego szkolenia z twarzą uczestniczki.

Informuj uczestników

Przy wydarzeniu można umieścić czytelną informację, że wykonywane są zdjęcia i gdzie mogą zostać opublikowane. Sama tabliczka nie zastępuje zgody tam, gdzie zgoda jest wymagana, ale zwiększa przejrzystość.

Gdy ktoś prosi o usunięcie zdjęcia

Nie należy odpowiadać automatycznie „była impreza publiczna, więc nic nie zrobimy”. Trzeba sprawdzić charakter fotografii, podstawę publikacji i żądanie osoby. Czasem nawet przy istnieniu podstawy prawnej rozsądnym rozwiązaniem będzie usunięcie zdjęcia ze względów organizacyjnych i relacyjnych.

Jak dokumentować zgodę?

Przy materiałach promocyjnych najlepiej użyć formy pozwalającej później wykazać zakres zgody: papierowej lub elektronicznej. Sam fakt, że osoba uśmiechnęła się do aparatu, nie zawsze dowodzi, że zgodziła się na wieloletnie używanie portretu w reklamie.

Osoby publiczne i wynagrodzenie za pozowanie

Prawo przewiduje również inne wyjątki od wymogu zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku, m.in. dla osób powszechnie znanych w związku z pełnieniem funkcji publicznych oraz osób, które otrzymały umówioną zapłatę za pozowanie, o ile nie zastrzeżono inaczej. W działalności KGW najczęściej jednak praktyczne znaczenie ma wyjątek „szczegółu całości”.

Oddziel zgodę na zdjęcie od zgody marketingowej

To dwa różne cele. Nie należy w jednym nieczytelnym checkboxie łączyć zgody na portret, newsletter, kontakt handlowy i przekazanie danych partnerom.