Stan źródeł: 12 października 2026 r. Poniższy harmonogram jest propozycją organizacyjną redakcji. Obowiązki i terminy płatności wynikają z właściwych przepisów oraz zawartej umowy. Przy sylwestrze 2026/2027 podajcie pełny przedział: od rozpoczęcia muzyki 31 grudnia do jej zakończenia 1 stycznia. Nie wpisujcie wyłącznie dnia, w którym zaczyna się sprzedaż biletów.

Dlaczego sylwester trzeba wycenić osobno?

W tabeli odtwarzania obowiązującej od 1 kwietnia 2026 r. bale sylwestrowe mają odrębną grupę E. Tabela wykonań na żywo „do tańca” przewiduje dla sylwestra osobne ustalenie wynagrodzenia w umowie jednorazowej. Nie kopiujcie kosztu listopadowych andrzejek.

Tabela oznaczona rokiem 2026 nie jest potwierdzeniem stawek na cały 2027 r. Poproście o kalkulację dla konkretnej nocy i potwierdzenie, jakie zasady będą zastosowane. Zachowajcie odpowiedź z datą. Jeśli plan obejmuje także osobną zabawę noworoczną, opiszcie ją oddzielnie.

Jedna osoba dopilnowuje, kilka osób pomaga

Na zebraniu wyznaczcie osobę, która zbierze dokumenty i przed wydarzeniem sprawdzi ich komplet. Organizator powinien dopilnować legalnego korzystania z muzyki. DJ lub gospodarz sali może przyjąć określone zadania i koszty, ale samo zdanie „ZAiKS w cenie” nie jest licencją. Zapiszcie, kto kontaktuje się z właściwą organizacją, kto podpisuje dokument i komu trafia potwierdzenie.

ZAiKS reprezentuje autorów w zakresie zarządzanego repertuaru; nie zarządza każdą muzyką. Podstawy wyjaśniamy w poradniku o muzyce na wydarzeniu KGW. Przy repertuarze objętym inną podstawą korzystania zbierzcie dokumenty potwierdzające jej rzeczywisty zakres.

Przygotujcie kartę nocy sylwestrowej

Zanim poprosicie o wycenę, uzupełnijcie jedną kartkę. Dzięki temu sala, DJ i zarząd będą pracować na tych samych informacjach:

  • pełna nazwa organizatora, miejsce i kontakt do koordynatora;
  • początek oraz koniec imprezy, również po północy;
  • planowana liczba gości i sposób przyjmowania zapisów;
  • opłata od osoby oraz informacja, czy obejmuje posiłki;
  • muzyka na żywo, nagrania lub obie formy;
  • wynagrodzenie DJ-a i zespołu, jeśli są przewidziani;
  • dodatkowe części programu, drugie pomieszczenie lub kolejny dzień.

Nie traktujcie tej karty jako wniosku urzędowego. To roboczy materiał do sprawdzenia właściwego formularza. Gdy zmieni się liczba gości albo plan muzyczny, prześlijcie aktualizację osobie prowadzącej sprawę.

Muzyka z nagrań wymaga osobnego sprawdzenia

Oprócz autorów istnieją prawa wykonawców i producentów nagrań. STOART informuje o wspólnym poborze wynagrodzeń za publiczne odtworzenia praw pokrewnych, obejmującym także uprawnionych reprezentowanych przez SAWP i ZPAV; wskazane wyznaczenie nie obejmuje działalności noclegowej. Jeżeli bal odbywa się w hotelu lub innym obiekcie noclegowym, potwierdźcie sposób rozliczenia dla tego miejsca, zamiast przyjmować model świetlicy. Szczegóły porównuje poradnik ZAiKS, STOART, SAWP i ZPAV.

Budżet: zostawcie miejsce na potwierdzone kwoty

W arkuszu wpiszcie: sala, posiłki, obsługa muzyczna, technika, prawa autorów, prawa nagrań i rezerwa. Przy dwóch ostatnich pozycjach użyjcie oznaczeń A oraz P do czasu otrzymania kalkulacji. Koszt muzyki to honorarium wykonawcy lub DJ-a + A + P, przy czym P zależy od faktycznego korzystania z nagrań. Nie wpisujcie zera tylko dlatego, że nie znacie kwoty.

Przy każdej ofercie oznaczcie, czy podano kwotę netto czy brutto, kto płaci oraz jaki dokument otrzyma koło. Tabela odtwarzania wskazuje, że stawki nie zawierają VAT. Do porównania ofert używajcie pełnego kosztu. Jeśli sala rozlicza określoną pozycję, nie dopisujcie jej drugi raz bez sprawdzenia.

Harmonogram od października do stycznia

  1. Październik: uzgodnijcie formułę, osobę odpowiedzialną i salę. Zbierzcie oferty, określcie limit gości i załóżcie folder dokumentów.
  2. Listopad: przygotujcie kartę imprezy, zapytajcie o zakres oraz kalkulację. Zestawcie pełne koszty przed ustaleniem ceny udziału.
  3. Grudzień: zamknijcie umowy i sprawdźcie potwierdzenia. Nie odkładajcie kontaktu na ostatnie dni pracy biur przed świętami.
  4. Tydzień przed: potwierdźcie godziny, liczbę gości, zmianę DJ-a i sposób przekazania informacji o granych utworach.
  5. Po imprezie: wykonajcie obowiązki z umowy, sprawdźcie dokumenty kosztowe i podsumujcie rozliczenie.

Repertuar uzgodnijcie przed pierwszym utworem

Wzór jednorazowej umowy ZAiKS, § 7 przewiduje przekazanie wykazu w ciągu 10 dni po zabawie, z rozdzieleniem wykonań i odtworzeń. To postanowienie tego wzoru, nie uniwersalny termin ustawowy. Sprawdźcie podpisaną wersję i ustawcie przypomnienie. Poproście obsługę muzyczną o uzgodniony wykaz, zanim zakończy współpracę.

Trzy pytania, które często wracają

Czy bezpłatny albo charytatywny sylwester jest zwolniony?

Nie automatycznie. Sam brak biletów lub cel dobroczynny nie przesądza o wyjątku. Ustawa o prawie autorskim określa konkretne przypadki dozwolonego użytku. Nazwa „spotkanie członków” również nie wystarcza do rozstrzygnięcia sprawy.

Co przy odwołaniu albo przeniesieniu zabawy?

Sprawdźcie swoją umowę, zgłoście zmianę i zachowajcie odpowiedź. Nie zakładajcie, że wpłatę można samodzielnie przypisać do innego wydarzenia.

Jak przygotować się organizacyjnie?

Przejdźcie z zespołem program szkolenia z organizacji wydarzeń. Jeśli planujecie wspólny wyjazd, sprawdźcie pakiety Sarnówka i przed rezerwacją uzgodnijcie temat zajęć. Wskazówki o współpracy z wykonawcami znajdziecie również w poradzie o andrzejkach KGW.