AUTORSKI WZÓR POMOCNICZY · WERSJA 16.10.2026
Lista uczestników wyjazdu KGW
Lista do organizacji wyjazdu dorosłych i odnotowania rzeczywistej obecności. Nie jest zgłoszeniem ubezpieczenia, zgodą na wykorzystanie wizerunku, wykazem płatności ani formularzem dotyczącym potrzeb zdrowotnych.
Nazwa KGW i nazwa wyjazdu: [uzupełnij]
Termin i miejsce docelowe: [uzupełnij]
Osoba prowadząca listę: [uzupełnij]
Cel listy i oznaczenie przekazanej informacji o przetwarzaniu danych: [uzupełnij]
Ustalony termin przeglądu przechowywania i osoba odpowiedzialna: [uzupełnij]
Uczestnicy i rzeczywista obecność
Potwierdzenie podpisem zbieraj tylko wtedy, gdy jest potrzebne do ustalonego celu lub wymagane w danym rozliczeniu. W innym przypadku obecność może odnotować osoba prowadząca listę.
| Lp | Imię i nazwisko | Obecność tak lub nie | Podpis tylko jeśli potrzebny |
|---|---|---|---|
| 1 | ________________ | ________________ | ________________ |
| 2 | ________________ | ________________ | ________________ |
| 3 | ________________ | ________________ | ________________ |
| 4 | ________________ | ________________ | ________________ |
| 5 | ________________ | ________________ | ________________ |
| 6 | ________________ | ________________ | ________________ |
| 7 | ________________ | ________________ | ________________ |
| 8 | ________________ | ________________ | ________________ |
Kontrola listy
Liczba osób rzeczywiście obecnych: [uzupełnij]
Data i osoba potwierdzająca zgodność listy: [uzupełnij]
Gdzie przechowuje się listę i kto ma do niej dostęp: [uzupełnij]
Numer kolejnej strony jeżeli użyto kilku arkuszy: [uzupełnij]
Jak wypełnić i kiedy używać tego wzoru?
Uzupełnijcie pola w nawiasach i usuńcie niepasujące warianty. Formularz podpisujcie dopiero po sprawdzeniu rzeczywistych danych. Instrukcja i przykład nie są treścią Waszego oświadczenia.
- Ustal cel i właściwą podstawę przetwarzania przed zbieraniem danych. Sam podpis na liście nie jest uniwersalną zgodą na wszystkie działania koła. Wypełnienie pola o informacji RODO nie zastępuje przekazania uczestnikom kompletnej informacji wymaganej w ich sytuacji.
- Na wspólnej liście nie umieszczaj numerów PESEL i dokumentów, adresów, diagnoz, diet, zaległości w opłatach ani prywatnych telefonów. Jeżeli inne dane są rzeczywiście niezbędne do odrębnej usługi, zbierz je oddzielnie, we właściwym zakresie i z ograniczonym dostępem.
- Nie przesyłaj pełnej listy wszystkim uczestnikom i nie publikuj jej na Facebooku. Dla przewoźnika, obiektu, ubezpieczyciela lub instytucji finansującej sprawdź osobno potrzebę, zakres i podstawę udostępnienia.
- Nie zbieraj podpisów z wyprzedzeniem jako potwierdzenia przyszłej obecności. Odnotuj obecność zgodnie z faktami. Przy wymaganej liście obecności na konkretnych zajęciach stosuj dokument odpowiadający tym zajęciom, nie tylko przejazdowi.
- Okres przechowywania wynika z celu, przepisów i ewentualnej umowy dotacji; nie wpisuj automatycznie jednej liczby lat dla wszystkich wyjazdów. Po ustaniu potrzeby dane usuń lub bezpiecznie zniszcz, z uwzględnieniem obowiązków archiwizacyjnych.
- Wzór jest przeznaczony dla dorosłych. Uczestnictwo dzieci wymaga oddzielnej organizacji i dokumentacji dostosowanej do charakteru wyjazdu. Na dalszych stronach powtarzaj nazwę i termin wydarzenia oraz numerację, aby uniknąć pomylenia list.
Przykład objaśniający — nie dane Waszego koła
Przykład wyłącznie fikcyjny: Wyjazd KGW Pod Lipą 14 listopada; pozycja 1 Anna Nowak; obecność tak, odnotowana przez koordynatorkę po zbiórce. Koło nie potrzebuje podpisów uczestników, dlatego odpowiednie pole pozostawiono niewykorzystane.
Podstawy i dokumenty do sprawdzenia
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 w szczególności art 5 art 6 i art 13
Autorski materiał redakcyjny. Nie jest urzędowym formularzem ani indywidualną opinią prawną. Dopasujcie go do statutu, rzeczywistego zdarzenia i warunków finansowania. Aktualizacja wzoru: 16 października 2026 r.
Planujecie wspólny wyjazd? Porównajcie pakiety szkoleń w Sarnówku. Temat, harmonogram i warunki potwierdźcie przed rezerwacją; wzór nie gwarantuje rozliczenia kosztu z dotacji.