Koło, które chce regularnie wystawiać się ze stoiskiem, nie powinno czekać na przypadkowe zaproszenie. W praktyce warto zbudować własny system wyszukiwania wydarzeń i co kilka tygodni sprawdzać kilka źródeł równolegle.
Zacznij od gminy, powiatu i instytucji kultury
Najwięcej lokalnych dożynek, kiermaszów, dni miejscowości i festynów organizują gminy, powiaty, domy kultury, ośrodki sportu, biblioteki i sołectwa. Na ich stronach szukaj zakładek „wydarzenia”, „kalendarz”, „aktualności”, „dla wystawców” albo „dożynki”. Dobrym zwyczajem jest też zapisanie kontaktu do osoby odpowiedzialnej za promocję lub organizację imprez i zapytanie, czy prowadzi listę wystawców.
Sprawdzaj ODR, LGD i wydarzenia rolnicze
Ośrodki doradztwa rolniczego, Lokalne Grupy Działania, instytucje rolnicze i organizatorzy targów publikują wydarzenia związane z żywnością, produktami lokalnymi i wsią. W ogólnopolskim kalendarzu #KUPUJŚWIADOMIE można filtrować wydarzenia według województwa i lokalizacji. Z kolei COBORU prowadzi kalendarz imprez rolniczych, w którym pojawiają się dni pola, targi i wydarzenia współorganizowane przez lokalne instytucje.
Nie ograniczaj się do imprez „dla KGW”
Stoisko KGW może pasować do jarmarku świątecznego, festiwalu produktu lokalnego, biegu, pikniku rodzinnego, targów turystycznych, imprezy historycznej czy dnia miasta. Ważniejsze od nazwy wydarzenia jest to, czy organizator dopuszcza gastronomię, rękodzieło lub produkty lokalne i czy profil publiczności odpowiada ofercie koła.
Stwórz prostą bazę wydarzeń
W arkuszu zapisz nazwę imprezy, miejscowość, termin, organizatora, osobę kontaktową, datę rozpoczęcia naboru wystawców, opłatę za stoisko, wymagania sanitarne, dostęp do prądu i wynik udziału w poprzednim roku. Po sezonie będzie wiadomo, które wydarzenia są naprawdę warte powtórzenia.
Pytaj wcześniej
Na popularne wydarzenia nabór wystawców potrafi zakończyć się kilka tygodni lub miesięcy przed terminem. Jeżeli kalendarz imprezy jest już opublikowany, ale nie ma formularza dla wystawców, napisz do organizatora. Krótka wiadomość powinna zawierać nazwę KGW, miejscowość, rodzaj stoiska, orientacyjne zapotrzebowanie na powierzchnię i prąd oraz telefon kontaktowy.
Nie jedź „w ciemno”
Przed zgłoszeniem zapytaj o opłatę, godziny montażu, możliwość wjazdu autem, wielkość miejsca, dostęp do wody i energii, zasady sprzedaży, wymagane dokumenty i ewentualną wyłączność branżową. Dobre wydarzenie to nie tylko duża frekwencja, lecz także warunki, które pozwalają sprawnie i legalnie pracować.