Stan informacji: 13 września 2026 r. Składki członkowskie są naturalnym źródłem finansowania działalności KGW. Ich wysokość i sposób pobierania powinny wynikać ze statutu lub uchwał właściwego organu zgodnie z zasadami przyjętymi w kole. Z punktu widzenia finansów ważne jest natomiast konsekwentne dokumentowanie każdej wpłaty.
Najpierw podstawa organizacyjna
Zanim skarbnik zacznie pobierać składki, koło powinno mieć jasną podstawę: wysokość składki, okres którego dotyczy, termin płatności oraz ewentualne zasady zwolnień czy zaległości. Nie zmieniaj kwoty „ustnie” w połowie roku bez wymaganej decyzji organu.
Lista składek
Najprostsza ewidencja pomocnicza zawiera imię i nazwisko członka, należną kwotę, datę wpłaty, formę płatności oraz okres. Można prowadzić ją w arkuszu kalkulacyjnym, ale plik powinien być zabezpieczony i dostępny tylko osobom, które rzeczywiście potrzebują tych danych.
Składka wpłacona gotówką
Wpłatę należy powiązać z kasą koła. Członek powinien otrzymać potwierdzenie, jeżeli koło stosuje takie dokumenty, a skarbnik ujmuje wpływ w pomocniczym rejestrze gotówki i następnie we właściwej ewidencji.
Składka przelewem
W tytule najlepiej wpisać „składka członkowska 2026 – Jan Kowalski” albo dokładny okres. Ułatwia to rozpoznanie wpływu bez pytania nadawcy kilka miesięcy później.
Jak składki pojawiają się w UEPiK?
Nowe rozporządzenie dotyczące UEPiK przewiduje w zestawieniu przychodów wyodrębnienie odpowiednich kategorii. Osoba prowadząca ewidencję powinna ujmować wpływy zgodnie z aktualnym wzorem i faktyczną datą operacji.
Czy trzeba wystawiać fakturę za składkę?
Składka członkowska wynikająca z członkostwa nie jest zwykłą sprzedażą usługi tylko dlatego, że pieniądze wpływają do koła. Nie należy automatycznie traktować jej jak sprzedaży towaru czy usługi. Jeśli natomiast pod nazwą „składki” pobierana byłaby w rzeczywistości opłata za konkretną usługę, trzeba ocenić jej prawdziwy charakter.
Zaległe składki
Ewidencja powinna pozwalać ustalić zaległości, ale zasady reakcji wynikają z dokumentów koła. Nie potrącaj samodzielnie zaległości z innych należności bez odpowiedniej podstawy. Przy długotrwałych zaległościach stosuj procedurę przewidzianą w statucie.
Ochrona danych członków
Lista składek ujawnia informacje o konkretnych osobach i ich płatnościach. Nie wywieszaj jej publicznie ani nie publikuj na otwartym Facebooku. Zarząd może informować o ogólnej wysokości zaległości, ale dane osobowe powinny być dostępne tylko w zakresie niezbędnym do prowadzenia spraw koła.
Kontrola na koniec roku
Porównaj listę składek z kasą i rachunkiem bankowym. Suma wpłat z listy powinna dać się uzgodnić z przychodami ujętymi w ewidencji. Wyjaśnij różnice przed przygotowaniem CIT-8 i zamknięciem dokumentacji roku.
Jeżeli składki są pobierane głównie gotówką, warto wdrożyć również zasady z poradnika Kasa gotówkowa w KGW.