AUTORSKI WZÓR POMOCNICZY · WERSJA 16.10.2026
Karta opisu dokumentu księgowego KGW
Załącznik porządkujący kontrolę dokumentu źródłowego. Stosujcie go zgodnie z Waszym systemem księgowym i wymaganiami instytucji finansującej. Nie zastępuje faktury ani nie przesądza sposobu ujęcia podatkowego.
Nazwa KGW: [uzupełnij]
Rodzaj, numer i data dowodu źródłowego: [uzupełnij]
Wystawca i dane identyfikujące nabywcę: [uzupełnij]
Identyfikator KSeF jeżeli właściwy dla tego dokumentu: [uzupełnij]
Kwota ogółem i waluta: [uzupełnij]
Cel i odbiór
Co rzeczywiście kupiono i kiedy odebrano towar lub usługę: [uzupełnij]
Związek ze statutem i konkretnym działaniem: [uzupełnij]
Program, numer umowy i pozycja budżetu jeżeli dotyczy: [uzupełnij]
Osoba potwierdzająca wykonanie lub odbiór oraz data: [uzupełnij]
Finansowanie i płatność
Sposób i data zapłaty oraz identyfikator potwierdzenia: [uzupełnij]
Powiązanie z ewidencją według przyjętych zasad: [uzupełnij]
Korekty, zwroty i inne ograniczenia finansowania: [uzupełnij]
| Źródło środków | Kwota przypisana | Podstawa i uwagi |
|---|---|---|
| ________________ | ________________ | ________________ |
| ________________ | ________________ | ________________ |
| Razem do uzgodnienia z dowodem | ________________ | ________________ |
Kontrola dokumentu
Sprawdzenie merytoryczne i podpis z datą: [uzupełnij]
Sprawdzenie formalne oraz rachunkowe i podpis z datą: [uzupełnij]
Zatwierdzenie przez właściwą osobę i data: [uzupełnij]
Miejsce przechowywania dowodu oraz załączników: [uzupełnij]
Jak wypełnić i kiedy używać tego wzoru?
Uzupełnijcie pola w nawiasach i usuńcie niepasujące warianty. Formularz podpisujcie dopiero po sprawdzeniu rzeczywistych danych. Instrukcja i przykład nie są treścią Waszego oświadczenia.
- Numer dowodu musi pozwalać odnaleźć konkretną fakturę lub inny dokument. Kartę dołączcie w sposób zachowujący powiązanie z oryginałem i korektami.
- Przy kilku źródłach przypiszcie rzeczywiste kwoty, bez podwójnego finansowania tej samej części wydatku. Wkład własny i VAT rozpatrzcie według warunków programu.
- Opisujcie faktyczny zakup i cel. Nie dopasowujcie opisu do dotacji, jeżeli rzeczywiste świadczenie było inne.
- Przy fakturze ustrukturyzowanej karta jest osobnym opisem wewnętrznym; nie edytuje treści dokumentu XML w KSeF. Zachowajcie prawidłowe powiązanie.
- Podział kontroli i podpisów dostosujcie do upoważnień w kole. Nie podawajcie z góry uniwersalnego konta księgowego, kolumny UEPiK ani podstawy zwolnienia CIT.
- Jeżeli grantodawca wymaga konkretnej formuły opisu lub własnego wzoru, zastosujcie jego aktualne wymagania. Ta karta ich nie zastępuje.
Przykład objaśniający — nie dane Waszego koła
Przykład fikcyjny: faktura 12/2026 na 300 zł; 200 zł przypisano do wskazanego zadania z dotacji, 100 zł do środków własnych. Suma 300 zł wymaga uzgodnienia z dokumentem i potwierdzeniem zapłaty, a podział z warunkami finansowania.
Podstawy i dokumenty do sprawdzenia
- Rozporządzenie w sprawie prowadzenia UEPiK przez KGW, Dz.U. 2025 poz. 1879
- Ustawa o rachunkowości w zakresie właściwym dla danego systemu
- Aktualna umowa i instrukcja rozliczenia konkretnego programu
Autorski materiał redakcyjny. Nie jest urzędowym formularzem ani indywidualną opinią prawną. Dopasujcie go do statutu, rzeczywistego zdarzenia i warunków finansowania. Aktualizacja wzoru: 16 października 2026 r.