KGW może ponosić koszty swojej działalności, a w praktyce zdarza się, że członek tymczasowo płaci za zakup prywatnymi środkami. Zwrot nie powinien jednak polegać na wypłacie gotówki „bo wszyscy wiedzą, że to było dla koła”. Każdy wydatek musi być możliwy do powiązania z działalnością KGW i właściwie udokumentowany.
Najlepiej wcześniej uzgodnić zakup
Koło powinno ustalić, kto może robić zakupy i do jakiej kwoty bez dodatkowej zgody. Przy większych wydatkach decyzja powinna wynikać z uchwały, budżetu projektu albo akceptacji zarządu zgodnej z wewnętrznymi zasadami.
Dokument zakupu
Najbezpieczniejsza jest faktura wystawiona na KGW. Jeżeli dostępny jest tylko paragon, trzeba sprawdzić, czy zgodnie z zasadami ewidencji i konkretnego źródła finansowania może stanowić właściwy dowód. W przypadku dotacji regulamin może stawiać dodatkowe wymagania.
Opis celu wydatku
Na dokumencie lub w załączonym opisie warto wskazać, czego dotyczył zakup, dla jakiego działania i z jakiego źródła ma zostać sfinansowany. Dzięki temu po kilku miesiącach skarbnik nie musi odtwarzać historii z wiadomości na Messengerze.
Zwrot przelewem czy gotówką?
Przelew na rachunek członka pozostawia czytelny ślad. Przy gotówce potrzebny jest dokument kasowy i potwierdzenie odbioru. W obu przypadkach powinno być jasne, który dokument zakupowy został rozliczony.
Nie myl zwrotu wydatku z wynagrodzeniem
Zwrot udokumentowanego kosztu poniesionego na rzecz koła ma inny charakter niż zapłata za pracę lub usługę członka. Jeżeli osoba ma otrzymać wynagrodzenie za prowadzenie warsztatów, usługę transportową czy wykonanie materiałów, potrzebna jest odpowiednia podstawa umowna i podatkowa.
Zakupy z dotacji
Przy projektach finansowanych z pomocy publicznej trzeba dodatkowo sprawdzić regulamin, okres kwalifikowalności, limity i sposób dokumentowania. Sam fakt, że zakup był „potrzebny”, nie oznacza jeszcze, że grantodawca uzna go za kwalifikowany.
Prosta karta rozliczenia
Warto stosować formularz: osoba, data zakupu, kwota, cel, numer dokumentu, źródło finansowania, akceptacja i data zwrotu. Przy wielu zakupach oszczędza to czas i tworzy spójny ślad audytowy.
Zakup prywatną kartą a faktura na KGW
Sam sposób zapłaty nie przesądza, kto jest nabywcą. Jeżeli faktura została prawidłowo wystawiona na koło, a członek zapłacił za nią z własnych środków za zgodą organizacji, zwrot może odtworzyć poniesiony przez niego koszt. Trzeba jednak zachować przejrzysty związek między fakturą a wypłatą.
Czego nie zwracać bez wyjaśnienia?
Wydatków prywatnych połączonych z zakupem dla koła, kosztów bez dokumentu wymaganym przez dany projekt, zakupów dokonanych poza okresem kwalifikowalności oraz kwot przekraczających przyznane limity bez wcześniejszej akceptacji.
Zasada na przyszłość
Jeżeli członkowie często finansują zakupy z własnych pieniędzy, lepiej wprowadzić zaliczki lub kartę organizacji. Zmniejsza to liczbę zwrotów i ryzyko pomyłek.