Stan informacji: 13 września 2026 r. Dokumentacja finansowa KGW powinna pozwalać osobie z zewnątrz odtworzyć przebieg operacji: skąd pojawił się przychód, dlaczego poniesiono koszt, kto zatwierdził transakcję i czy wydatek został prawidłowo ujęty w ewidencji.
Od 1 stycznia 2026 r. UEPiK KGW opiera się na nowym rozporządzeniu. Ewidencja składa się z zestawienia przychodów i kosztów, zestawienia przepływów finansowych oraz wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Te zestawienia nie istnieją jednak w próżni – muszą mieć oparcie w dokumentach źródłowych.
1. Dokumenty przychodowe
- dowody wpłat składek członkowskich;
- umowy darowizny i potwierdzenia wpływu darowizn pieniężnych;
- dokumenty dotyczące dotacji i pomocy finansowej;
- dokumenty sprzedaży, jeżeli KGW prowadzi sprzedaż;
- potwierdzenia wpływów na rachunek bankowy;
- wewnętrzne zestawienia gotówki z wydarzeń, jeśli są potrzebne do wyjaśnienia źródła wpływu.
2. Dokumenty kosztowe
Najczęściej będą to faktury, rachunki i inne prawidłowe dowody dokumentujące zakup. Do dokumentu warto dołączyć informację o celu wydatku, zwłaszcza gdy nie wynika on bezpośrednio z nazwy towaru.
Przykład: faktura „artykuły dekoracyjne – 420 zł” niewiele mówi. Dopisek „dekoracje stoiska KGW podczas dożynek gminnych 2026 – działalność kulturalna i promocja tradycji lokalnej” znacznie lepiej pozwala zrozumieć operację.
3. Potwierdzenia płatności
Przy przelewach warto zachować możliwość powiązania faktury z transakcją bankową. Przy płatnościach kartą sam wyciąg bankowy potwierdza przepływ pieniędzy, ale nie zastępuje dokumentu wskazującego, co faktycznie kupiono.
4. Umowy
Jeżeli koło zleca szkolenie, wynajmuje salę, zamawia usługę muzyczną, podpisuje umowę sponsorska albo korzysta z odpłatnej usługi, dokumentację finansową powinno się przechowywać razem z umową lub zamówieniem. Dzięki temu faktura ma kontekst.
5. Dokumenty pomocy ARiMR i innych dotacji
Dla każdego projektu lub pomocy warto utworzyć osobną teczkę – papierową albo elektroniczną – zawierającą wniosek, korespondencję, warunki finansowania, dokumenty zakupowe, potwierdzenia płatności i sprawozdanie.
6. Dokumentacja UEPiK
Należy zachować zestawienia prowadzone według obowiązującego rozporządzenia oraz dokumentację pozwalającą wyjaśnić poszczególne zapisy. Jeżeli ewidencja jest prowadzona elektronicznie, warto wykonywać regularne kopie zapasowe i eksporty.
7. Dokumenty dotyczące majątku
Nowe rozporządzenie wymaga wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Przy większym wyposażeniu warto zachowywać dokument nabycia, gwarancję, numer seryjny i informację, gdzie przedmiot się znajduje.
8. Uchwały i decyzje związane z finansami
Dokumentacja finansowa powinna być powiązana z organizacyjną. Dotyczy to uchwał o składkach, prowadzeniu UEPiK, przyjęciu zasad obrotu gotówką, zatwierdzeniu większych zakupów czy udzieleniu pełnomocnictwa.
Jak zorganizować archiwum?
Praktyczny system folderów może wyglądać tak: 01 Bank, 02 Kasa, 03 Faktury zakupowe, 04 Przychody, 05 Umowy, 06 ARiMR, 07 Inne projekty, 08 UEPiK, 09 Majątek, 10 Uchwały finansowe. Dokumenty elektroniczne warto nazywać datą i kontrahentem, np. „2026-09-10_FV_123_SklepABC.pdf”.
Jak długo przechowywać?
Okres zależy od rodzaju dokumentu, przepisów podatkowych, zasad konkretnej dotacji oraz ewentualnych terminów kontroli. Dlatego nie należy przyjmować jednej uniwersalnej liczby lat dla każdego papieru. Przy dokumentach projektu zawsze sprawdź umowę lub regulamin finansowania; przy dokumentacji podatkowej – właściwe zasady przedawnienia i przechowywania.
W kolejnym poradniku pokazujemy jak praktycznie opisywać faktury i wydatki KGW.