Wydarzenia warto planować z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Jarmarki bożonarodzeniowe mogą zbierać wystawców jesienią, a dożynki i duże targi zamykają listy wcześniej, niż sugeruje sama data imprezy.
Podziel rok na sezony
Wiosna to kiermasze wielkanocne i wydarzenia lokalne, lato – festyny i dni gmin, koniec lata – dożynki, jesień – targi i święta produktów, zima – jarmarki. Taki podział ułatwia także przygotowanie asortymentu.
Dodaj datę zgłoszenia, nie tylko datę imprezy
To najważniejsze pole w kalendarzu. Jeżeli impreza odbywa się 20 sierpnia, ale formularz wystawcy trzeba wysłać do 15 lipca, właśnie 15 lipca jest terminem operacyjnym KGW.
Oznacz priorytet
Nie każde zaproszenie trzeba przyjmować. Wprowadź trzy poziomy: wydarzenia obowiązkowe, warte rozważenia i rezerwowe. Pozwala to nie przeciążyć członków w szczycie sezonu.
Zbieraj wyniki z poprzednich lat
Przy wydarzeniu wpisz obrót, marżę, frekwencję, pogodę, jakość organizacji i notatkę „wrócić / nie wracać”. Po dwóch sezonach kalendarz stanie się jednym z najcenniejszych narzędzi planowania koła.