W sprawnie działającym KGW nie każda sprawa powinna trafiać do prezesa. Statut określa organy i sposób reprezentacji, ale codzienną pracę można podzielić znacznie precyzyjniej: finanse, dokumenty, media społecznościowe, wydarzenia, zakupy, projekty i kontakty z partnerami.
Najpierw rozdziel kompetencje statutowe od zadań operacyjnych
To, że dwie osoby muszą wspólnie reprezentować koło na zewnątrz, nie oznacza, że obie muszą jednocześnie przygotowywać każdy e-mail czy ofertę. Osoba odpowiedzialna może przygotować sprawę, a wymagani przedstawiciele dokonują formalnej akceptacji lub podpisu.
Pięć obszarów, które warto przypisać
- finanse: faktury, bank, zaliczki, terminy rozliczeń;
- dokumentacja: uchwały, protokoły, rejestry, archiwum;
- projekty: dotacje, harmonogramy, sprawozdania;
- komunikacja: Facebook, kontakt z mediami i mieszkańcami;
- wydarzenia: dostawcy, program, bezpieczeństwo, podział pracy.
Jedna sprawa – jedna osoba odpowiedzialna
Najgorszy model to „wszyscy zajmują się wszystkim”. Wtedy każdy zakłada, że zadanie zrobi ktoś inny. Lepiej przypisać jedną osobę odpowiedzialną za rezultat i ewentualnie kilka osób wspierających.
Zastępstwo też trzeba przewidzieć
Jeśli tylko jedna osoba zna hasło do banku, potrafi rozliczyć dotację albo ma dostęp do skrzynki e-mail, organizacja staje się od niej zależna. Kluczowe procesy powinny mieć procedurę zastępstwa i uporządkowane przekazywanie dostępu.
Krótka tablica zadań zamiast ciągłych telefonów
Przy większej liczbie działań warto użyć prostego arkusza lub tablicy z kolumnami: zadanie, osoba odpowiedzialna, termin, status. Nie trzeba wdrażać profesjonalnego systemu projektowego. Ważne, aby wszyscy widzieli ustalenia w jednym miejscu.
Raz w miesiącu przegląd zarządu
Krótka kontrola najważniejszych terminów – podatki, dotacje, wydarzenia, umowy, składki – pozwala uniknąć działania wyłącznie „od pożaru do pożaru”.
Dobry podział pracy nie ogranicza prezesa, lecz wzmacnia cały zarząd. Warto przeczytać także osobne poradniki o roli prezesa, skarbnika i sekretarza.
Macierz odpowiedzialności w prostym wydaniu
Dla każdego większego zadania można wskazać trzy role: osoba odpowiedzialna za wykonanie, osoba zatwierdzająca oraz osoby wspierające. Przy organizacji festynu przykładowo jedna osoba negocjuje catering, skarbnik kontroluje budżet, a dwóch uprawnionych członków zarządu podpisuje umowę zgodnie ze statutem.
Czego nie delegować bez kontroli?
Delegowanie nie powinno oznaczać utraty nadzoru nad bankiem, rozliczeniami dotacji, ochroną danych czy zobowiązaniami umownymi. Zarząd może rozdzielać pracę, ale powinien otrzymywać krótkie raporty i zachować dostęp do kluczowych dokumentów.
Raz do roku zmień lub przejrzyj zakresy
Osoba, która świetnie prowadziła media społecznościowe, nie musi robić tego zawsze. Rotacja części zadań zwiększa kompetencje zespołu i zmniejsza zależność od jednej osoby.