Festyn wiejski może wyglądać na prostą imprezę: scena, stoisko, muzyka, jedzenie i kilka atrakcji. W praktyce jest małym projektem, w którym trzeba połączyć pieniądze, ludzi, logistykę, bezpieczeństwo, gastronomię, promocję i pogodę. Największe problemy zwykle pojawiają się wtedy, gdy wszyscy „wiedzą, co mają robić”, ale nikt nie ma zapisanej całości.
1. Najpierw określ cel wydarzenia
Cel wpływa na każdą kolejną decyzję. Inaczej organizuje się imprezę, której celem jest integracja mieszkańców, inaczej zbiórkę charytatywną, a jeszcze inaczej wydarzenie mające promować lokalne produkty.
Zapiszcie jedno zdanie: „Po tym wydarzeniu chcemy, aby…”. Na przykład: „…mieszkańcy spędzili wspólnie popołudnie i poznali działalność KGW” albo „…zebrać 15 tys. zł na wyposażenie świetlicy”.
2. Ustal realną skalę
Nie zaczynajcie od listy atrakcji. Najpierw odpowiedzcie:
- ile osób realistycznie może przyjść;
- ile osób macie do pracy;
- jakim terenem dysponujecie;
- ile pieniędzy można bezpiecznie wydać;
- jak długo ma trwać wydarzenie;
- co zrobicie przy złej pogodzie.
Impreza na 200 osób i impreza na 1000 osób to dwa różne przedsięwzięcia, nawet jeżeli obie nazywamy festynem.
3. Sprawdź, czy wydarzenie może być imprezą masową
Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych wprowadza konkretne progi i obowiązki. Dla imprezy artystyczno-rozrywkowej organizowanej na stadionie, w innym obiekcie niebędącym budynkiem lub na otwartym terenie próg wynosi co do zasady 1000 udostępnionych miejsc, a w hali lub innym budynku 500 miejsc. Dla imprez sportowych progi są częściowo inne.
Nie wystarczy jednak policzyć uczestników „na oko”. Liczba miejsc jest ustalana z uwzględnieniem przepisów budowlanych i przeciwpożarowych. Jeżeli planowane wydarzenie zbliża się do progów albo ma nietypowy charakter, kwestie formalne trzeba wyjaśnić odpowiednio wcześniej z gminą i właściwymi służbami.
Nawet jeżeli festyn nie jest imprezą masową w rozumieniu ustawy, organizator nadal powinien zadbać o bezpieczeństwo uczestników, stan techniczny urządzeń, dostęp do pomocy i właściwą organizację terenu.
4. Zbuduj budżet z rezerwą
Budżet powinien mieć trzy części:
- koszty obowiązkowe — np. wynajem, energia, zabezpieczenie, toalety, transport;
- koszty programu — scena, zespół, animatorzy, nagrody;
- rezerwę — na nieprzewidziane wydatki.
Nie przeznaczajcie całego dostępnego budżetu na program. Awaria, dodatkowy transport, przewód elektryczny, brakujący stół, dodatkowy odbiór odpadów czy zabezpieczenie namiotu potrafią kosztować więcej niż drobna atrakcja dla uczestników.
5. Podziel odpowiedzialność, nie tylko zadania
Lista „Ania — stoisko, Basia — kuchnia” jest za mało precyzyjna. Każdy obszar powinien mieć osobę, która odpowiada za jego zamknięcie.
| Obszar | Za co odpowiada koordynator |
|---|---|
| Program | kontakt z prowadzącymi, godziny, próby, kolejność |
| Gastronomia | menu, ilości, chłodzenie, wydawanie, alergeny, dokumentacja |
| Technika | prąd, przedłużacze, nagłośnienie, oświetlenie, zapas |
| Teren | stoły, namioty, oznaczenia, kosze, toalety |
| Promocja | plakat, Facebook, media, zdjęcia i informacje dla partnerów |
| Bezpieczeństwo | drogi dojścia, pierwsza pomoc, procedury awaryjne, kontakt do służb |
6. Przygotuj harmonogram produkcyjny
Harmonogram festynu nie powinien zawierać wyłącznie godzin występów. Potrzebne są również godziny dostaw, montażu, przyjazdu wykonawców, odprawy wolontariuszy, przygotowania gastronomii i sprzątania.
Przykładowo, jeżeli impreza zaczyna się o 15:00, scena może wymagać odbioru technicznego o 12:00, gastronomia uruchomienia chłodzenia o 11:00, a dostawca toalet przyjazdu dzień wcześniej.
7. Prąd jest jednym z największych punktów ryzyka
Policzcie urządzenia: frytownice, grille elektryczne, lodówki, bemary, ekspres, nagłośnienie, oświetlenie. Każde ma określony pobór mocy. Zsumowanie wszystkiego na jednym przypadkowym przedłużaczu jest receptą na awarię.
Instalację i sposób zasilania trzeba uzgodnić z osobą posiadającą odpowiednią wiedzę i uprawnienia. Przewody należy zabezpieczyć przed uczestnikami, deszczem i ruchem pojazdów.
8. Gastronomia wymaga osobnego planu
Przygotujcie listę potraw i przy każdej odpowiedzcie:
- gdzie jest przygotowywana;
- jak będzie transportowana;
- w jakiej temperaturze będzie przechowywana;
- jak będzie wydawana;
- jak uczestnik otrzyma informację o alergenach;
- co stanie się z niewydanym jedzeniem.
Przy większej gastronomii warto potraktować stoisko jak osobny projekt, a nie jedną z wielu atrakcji.
9. Zrób plan B na pogodę
Plan B nie oznacza, że cały festyn musi dać się przenieść do budynku. Trzeba natomiast wiedzieć:
- przy jakiej pogodzie wydarzenie jest kontynuowane;
- kto podejmuje decyzję o przerwaniu programu;
- jak zabezpiecza się sprzęt i energię;
- gdzie mogą schronić się uczestnicy;
- jak powiadomić wykonawców i mieszkańców o zmianie.
10. Promocja zaczyna się kilka tygodni wcześniej
Najczęstszy błąd to publikacja plakatu i oczekiwanie, że Facebook „zrobi resztę”. Lepiej rozłożyć komunikację:
- ogłoszenie daty;
- pokazanie głównej atrakcji;
- prezentacja kulis;
- informacja o jedzeniu lub konkursach;
- przypomnienie 2–3 dni wcześniej;
- materiał w dniu wydarzenia;
- podsumowanie i podziękowania.
Jeżeli KGW chce uporządkować ten proces, przydatne może być szkolenie z organizacji wydarzeń połączone z praktycznym przygotowaniem harmonogramu i budżetu.
11. Przygotuj informacje dla wolontariuszy
Osoba pomagająca przez dwie godziny nie musi znać całego projektu, ale powinna wiedzieć:
- do kogo się zgłasza;
- gdzie jest jej stanowisko;
- co robi w sytuacji problemowej;
- gdzie znajduje się apteczka;
- kto kontaktuje się z wykonawcami i służbami;
- gdzie odkłada pieniądze i dokumenty, jeżeli obsługuje sprzedaż.
12. Po wydarzeniu zrób krótkie podsumowanie
Najlepszy moment na zebranie wiedzy to 1–3 dni po imprezie. Zapiszcie:
- ile osób przyszło;
- jakie były przychody i koszty;
- czego zabrakło;
- czego było za dużo;
- który wykonawca się sprawdził;
- co trzeba zmienić następnym razem.
Po dwóch latach taki dokument jest znacznie cenniejszy niż pamięć członków zarządu.
Minimalna lista kontrolna na tydzień przed festynem
- potwierdź wszystkich wykonawców i dostawców;
- sprawdź prognozę i plan awaryjny;
- sprawdź zasilanie oraz urządzenia;
- przejdź fizycznie teren wydarzenia;
- potwierdź odpowiedzialnych za każdą strefę;
- sprawdź gastronomię i dokumenty;
- przygotuj telefony alarmowe i kontakty do koordynatorów;
- wydrukuj harmonogram;
- zaplanuj sprzątanie i odbiór odpadów;
- opublikuj finalne przypomnienie dla mieszkańców.