Stoisko za 100 zł może być nieopłacalne, jeśli wydarzenie ma mały ruch i wymaga całodziennego dojazdu. Stoisko za 500 zł może mieć sens, gdy impreza przyciąga tysiące odwiedzających i pozwala sprzedać produkty z wysoką marżą. Dlatego decyzję warto oprzeć na prostym rachunku.
Policz pełny koszt udziału
Do opłaty organizatora dodaj transport, paliwo, ewentualny nocleg, produkty, opakowania, gaz lub energię, materiały promocyjne i koszt dodatkowego wyposażenia. Nawet jeśli członkowie pracują społecznie, warto zapisać liczbę godzin – pozwala porównać wydarzenia między sobą.
Ustal próg rentowności
Jeżeli całkowity koszt udziału wynosi 800 zł, a średnia marża na jednej transakcji to 8 zł, trzeba wykonać około 100 takich transakcji, aby pokryć koszty. To nie jest prognoza sprzedaży, tylko punkt odniesienia.
Uwzględnij promocję, ale nie używaj jej jako wymówki
Nie każde wydarzenie musi przynieść zysk. Czasem celem jest promocja produktu, rekrutacja członków, kontakt z samorządem czy pokaz lokalnej tradycji. Warto jednak nazwać ten cel przed wyjazdem i po imprezie ocenić, czy rzeczywiście został osiągnięty.
Jak dokumentować opłatę
Koło powinno posiadać dokument potwierdzający poniesienie kosztu i jego związek z wydarzeniem: fakturę, rachunek, umowę, regulamin wraz z potwierdzeniem przelewu lub inny dokument odpowiadający rzeczywistemu zdarzeniu. Sama wiadomość „wpłaciliśmy 300 zł” nie jest dobrym standardem dokumentacyjnym.
Po wydarzeniu zapisz wynik
Zapisz obrót, przybliżoną marżę, liczbę sprzedanych porcji, liczbę osób obsługujących stoisko, pogodę i krótką ocenę organizacji. Po roku KGW będzie miało własny ranking wydarzeń zamiast kierować się wyłącznie wspomnieniami.