Program dla publiczności może mieścić się na jednej stronie, ale harmonogram organizatora powinien być znacznie dokładniejszy. To dokument, który odpowiada na trzy pytania: co ma się wydarzyć, o której godzinie i kto za to odpowiada. Bez trzeciego elementu jest tylko listą życzeń.

Zacznijcie od godzin nieprzesuwalnych

Najpierw wpiszcie elementy zależne od zewnętrznych podmiotów: przyjazd sceny, występ zespołu, odbiór sprzętu, godziny ochrony, przyjazd animatora, dostawy i zakończenie wydarzenia. Dopiero wokół nich układajcie pozostałe czynności.

Dodajcie czas na montaż i próby

Jeżeli scena ma być gotowa o 15:00, nie planujcie pierwszego występu na 15:00. Potrzebny jest bufor na opóźnienia, sprawdzenie nagłośnienia i wejście wykonawców. Podobnie wygląda przygotowanie gastronomii i stoisk.

Każdy punkt powinien mieć właściciela

W kolumnie „odpowiedzialny” wpiszcie konkretną osobę, nie „KGW” ani „dziewczyny”. Jedna osoba może koordynować kilku wykonawców, ale musi wiedzieć, że to ona podejmuje decyzję w danym obszarze.

Wpiszcie przerwy i zmiany

Osoby przy kasie, kuchni, parkingu czy informacji potrzebują przerw. Zaplanowanie zmian zapobiega spontanicznemu opuszczaniu stanowisk w najbardziej ruchliwym momencie.

Przykładowa struktura harmonogramu

  • 8:00 – otwarcie terenu dla ekip technicznych;
  • 9:00 – ustawianie stoisk i gastronomii;
  • 11:00 – próba nagłośnienia;
  • 12:00 – odprawa organizatorów;
  • 13:00 – otwarcie dla publiczności;
  • 13:30–18:00 – program sceniczny i aktywności;
  • 18:00 – finał;
  • 18:30 – rozpoczęcie sprzątania i rozliczeń;
  • 20:00 – zamknięcie terenu.

Zostawcie bufory

Między występami warto zostawić 10–15 minut na zmianę sprzętu i nieprzewidziane opóźnienia. Program, który wygląda „idealnie ciasno” w Excelu, zwykle rozpada się po pierwszym spóźnieniu.

Przygotujcie wersję dla zespołu

Każda osoba funkcyjna powinna mieć harmonogram w telefonie lub na papierze. Zaznaczcie numery telefonów do koordynatora technicznego, gastronomii, ochrony i organizatora głównego. Nie trzymajcie wszystkich informacji w jednej głowie.

Harmonogram jest rozwinięciem ogólnego planu wydarzenia. Jeśli dopiero zaczynacie, warto najpierw przeczytać pełny poradnik organizacji festynu.

Stwórzcie osobny harmonogram techniczny

Publiczny program może mówić „16:00 koncert”. W wersji technicznej trzeba dopisać: 15:00 przyjazd zespołu, 15:15 rozładunek, 15:30 próba, 15:50 gotowość sceny. Tak samo warto rozpisać dostawy, montaż namiotów i odbiór urządzeń.

Kto może zmienić harmonogram?

W dniu imprezy musi istnieć jedna osoba uprawniona do przesuwania programu. Jeśli każdy wykonawca uzgadnia zmianę z inną osobą, po godzinie nikt nie wie, która wersja jest aktualna. Koordynator powinien natychmiast przekazywać zmiany prowadzącemu, technice i osobom odpowiedzialnym za kolejne punkty.