Koło często porównuje szkolenia wyłącznie na podstawie stawki trenera. To błąd, bo całkowity koszt projektu zależy również od sali, dojazdu, noclegów, wyżywienia, materiałów oraz liczby uczestników. Najlepiej liczyć koszt całego przedsięwzięcia i koszt przypadający na jedną osobę.

Rozdziel koszty stałe i zależne od liczby osób

Honorarium trenera czy wynajem sali może być stały. Posiłek, nocleg i materiały są zwykle liczone od osoby. Ten podział pozwala szybko sprawdzić, jak zmieni się budżet, gdy grupa wzrośnie z 15 do 22 osób.

Uwzględnij logistykę

Przy szkoleniu wyjazdowym dochodzą transport i pobyt. Z drugiej strony część kosztów może być już zawarta w pakiecie obiektu: sala, projektor, przerwa kawowa czy parking. Porównuj zakres, a nie tylko kwotę.

Zarezerwuj rezerwę

Warto zaplanować niewielki bufor na zmianę liczby uczestników, dodatkowe materiały albo niespodziewane koszty transportu. Przy projekcie finansowanym trzeba oczywiście sprawdzić, czy i jak można przesuwać środki między kategoriami budżetu.

Policz koszt na uczestnika

Przykład: szkolenie kosztuje 1800 zł, sala 600 zł, materiały 300 zł, a grupa ma 20 osób. Koszt podstawowy wynosi 135 zł na osobę. Jeśli dojdzie obiad za 60 zł, pełny koszt to 195 zł na uczestnika. Takie przedstawienie ułatwia rozmowę z członkami koła.

Nie oszczędzaj na źle wybranym celu

Tanie szkolenie, które nie odpowiada na potrzeby grupy, jest droższe niż dobre szkolenie wykorzystane w praktyce. Zanim poprosicie o wycenę, określcie problem, który ma zostać rozwiązany: promocja, finanse, organizacja wydarzeń czy np. fotografia.

Wyjazd może łączyć kilka celów

Przy dwudniowym lub trzydniowym pobycie można połączyć dwa moduły szkoleniowe, integrację i odpoczynek. Wtedy koszt noclegu czy transportu rozkłada się na większą liczbę działań. Warto porównać warianty wyjazdów szkoleniowych KGW z organizowaniem kilku oddzielnych spotkań.

Prosty arkusz budżetu

  • trener;
  • sala i technika;
  • materiały;
  • transport;
  • noclegi;
  • wyżywienie;
  • atrakcje/integracja;
  • rezerwa;
  • liczba uczestników;
  • koszt na osobę.

Tak zbudowany budżet pozwala szybko porównywać oferty i uniknąć sytuacji, w której „tanie szkolenie” po doliczeniu wszystkich elementów okazuje się najdroższą opcją.

Porównuj oferty w jednym formacie

Jeżeli jedna oferta podaje cenę samego trenera, a druga pakiet z salą, obiadem i materiałami, nie można ich uczciwie zestawić. Warto przepisać wszystkie koszty do jednego arkusza i dopiero wtedy policzyć koszt całkowity oraz koszt na osobę.

Sprawdź koszt odwołania

Przy rezerwacji obiektu lub trenera znaczenie mają zasady anulacji. W budżecie warto znać termin bezkosztowej zmiany liczby osób, wysokość zaliczki i warunki przesunięcia terminu. To szczególnie ważne przy grupach finansujących wyjazd z kilku źródeł.