Koordynator nie musi wykonywać wszystkich zadań. Jego rolą jest wiedzieć, kto je wykonuje, i podejmować szybkie decyzje na miejscu.
Przed wydarzeniem
Koordynator potwierdza godzinę montażu, miejsce, prąd, wodę, dokumenty oraz listę osób. Zbiera także telefony do organizatora i kierowcy.
Na miejscu
Rozdziela przestrzeń stoiska, pilnuje cennika, reaguje na braki i jest głównym kontaktem dla organizatora. Nie powinien jednocześnie przez cały czas stać przy patelni, bo wtedy nie ma możliwości koordynowania.
Po zakończeniu
Sprawdza kompletność sprzętu, odbiera dokumenty, potwierdza rozliczenie kasy i zapisuje krótkie wnioski. Te notatki warto dołączyć do kalendarza imprez.
Zmiana osoby jest możliwa
Nie warto uzależniać wszystkich wydarzeń od prezesa. Koordynatorem może być inny członek, jeśli ma jasny zakres odpowiedzialności i dostęp do potrzebnych informacji.