Koło Gospodyń Wiejskich i Ochotnicza Straż Pożarna mogą stworzyć bardzo mocny zespół: KGW zna potrzeby mieszkańców, potrafi przygotować program, poczęstunek i promocję, a OSP ma doświadczenie organizacyjne, zaplecze techniczne i wiedzę o lokalnych zagrożeniach. Najwięcej problemów pojawia się jednak wtedy, gdy partnerzy zakładają, że szczegóły „ustalą się same”.
Współpraca nie oznacza, że odpowiedzialność obu organizacji automatycznie się miesza. KGW i OSP są odrębnymi podmiotami, mają własne organy, majątek, dokumenty i zasady reprezentacji. Dlatego przed pierwszym wydatkiem trzeba ustalić, kto formalnie jest organizatorem, kto podpisuje umowy i kto odpowiada za poszczególne części wydarzenia.
Najpierw określcie model współpracy
Możliwe są co najmniej trzy modele. W pierwszym jedna organizacja jest głównym organizatorem, a druga partnerem wykonującym uzgodniony zakres. W drugim KGW i OSP są współorganizatorami, ale każda odpowiada za wyraźnie opisane zadania. W trzecim obie organizacje wspierają wydarzenie gminy, domu kultury lub innego podmiotu. Nazwy na plakacie powinny odpowiadać rzeczywistym rolom, a nie być wyłącznie grzecznościowym podziękowaniem.
Na pierwszym spotkaniu zapiszcie: cel, grupę odbiorców, miejsce, przewidywaną frekwencję, źródła pieniędzy, właściciela terenu, głównego organizatora i osobę podejmującą decyzje w dniu imprezy. Następnie sprawdźcie, czy decyzje zarządów, sposób reprezentacji i dokumentacja finansowa są zgodne ze statutami obu organizacji.
Podział zadań powinien wskazywać osobę, termin i zasób
Zdanie „OSP odpowiada za technikę” jest zbyt ogólne. Trzeba doprecyzować, czy chodzi o dostęp do remizy, stoły, namioty, energię elektryczną, wygrodzenie terenu, pokaz sprzętu, kontakt z właściwymi służbami czy sprzątanie. Podobnie „KGW robi gastronomię” nie odpowiada na pytanie, kto kupuje produkty, ustala ceny, przyjmuje płatności, prowadzi dokumenty i kontroluje bezpieczeństwo żywności.
| Obszar | Przykładowy lider | Co trzeba zapisać? |
|---|---|---|
| Program i scena | KGW lub wspólnie | harmonogram, prowadzący, artyści, nagłośnienie |
| Stoisko gastronomiczne | KGW | menu, zakupy, higiena, płatności, odpady |
| Teren i zaplecze | OSP lub właściciel obiektu | udostępnienie, klucze, prąd, toalety, zamknięcie |
| Bezpieczeństwo | organizator | ocena ryzyka, drogi dojazdu, ewakuacja, pomoc medyczna |
| Promocja | KGW | plakat, wydarzenie online, partnerzy, komunikaty awaryjne |
| Finanse | wyznaczone skarbniki | budżet, faktury, kasa, rozliczenie przychodów i kosztów |
Obecność OSP nie zastępuje planu bezpieczeństwa
To szczególnie ważne rozróżnienie. Fakt, że strażacy-ochotnicy współorganizują festyn, nie zwalnia organizatora z oceny ryzyka i spełnienia wymagań właściwych dla danego wydarzenia. Nie każda lokalna impreza jest imprezą masową w rozumieniu ustawy, ale przy większej frekwencji, określonym obiekcie lub szczególnych atrakcjach trzeba odpowiednio wcześnie sprawdzić obowiązki z gminą, zarządcą terenu i właściwymi służbami.
Państwowa Straż Pożarna wskazuje przy imprezach masowych m.in. znaczenie pomocy medycznej, dróg ewakuacyjnych i dojazdowych, stanu instalacji, zaplecza sanitarnego oraz sprzętu gaśniczego. Nawet gdy mały festyn nie podlega tej pełnej procedurze, lista ta jest dobrym punktem wyjścia do rozmowy o bezpieczeństwie.
Co sprawdzić na wspólnym obchodzie terenu?
- czy dojazd dla pogotowia i straży pozostanie wolny;
- gdzie znajdują się wyjścia i miejsca zbiórki;
- jak poprowadzono przewody oraz kto zatwierdzi obciążenie instalacji;
- gdzie będą urządzenia grzewcze, butle, grille i gaśnice;
- jak zabezpieczone są namioty przy silnym wietrze;
- kto śledzi prognozę i może przerwać wydarzenie;
- gdzie znajduje się apteczka i kto udzieli pierwszej pomocy;
- jak oddzielono ruch pojazdów od strefy uczestników;
- kto ma numery do właściciela terenu, elektryka i służb.
Przy stoisku KGW warto połączyć te ustalenia z poradnikiem o zapotrzebowaniu na prąd oraz pełną checklistą wyposażenia stoiska.
Wspólne pieniądze wymagają dwóch czytelnych ewidencji
Przed wydarzeniem ustalcie, kto zawiera umowy ze sponsorami, na kogo wystawiane są faktury, kto ponosi opłaty, do kogo trafia przychód ze sprzedaży i jak rozliczane są wspólne koszty. Nie należy dowolnie przenosić gotówki między kasą KGW i OSP bez dokumentu oraz podstawy decyzji. Jeżeli jedna organizacja kupuje usługę dla obu, opis wydatku i uzgodnienie udziału partnera powinny powstać przed płatnością.
Tak samo trzeba potraktować sprzęt. Lista użyczonych namiotów, przewodów, stołów czy urządzeń wraz ze stanem przy wydaniu ogranicza spory po imprezie. Warto wskazać osobę odpowiedzialną za zwrot i termin, zamiast kończyć festyn stwierdzeniem, że „ktoś jutro wszystko pozbiera”.
Przygotujcie krótki plan operacyjny na dzień imprezy
Dokument na jedną lub dwie strony powinien zawierać plan godzinowy, telefony do liderów, rozmieszczenie stref, kolejność dostaw, zasady otwarcia i zamknięcia, sposób zgłaszania problemów oraz decyzję na wypadek złej pogody. Każda zmiana obsady musi wiedzieć, komu zgłasza brak prądu, uraz uczestnika, konflikt przy kasie lub problem z żywnością.
Trzydzieści minut przed otwarciem zróbcie wspólną odprawę. Nie jest to ceremonialne zebranie, lecz sprawdzenie dróg przejścia, łączności, urządzeń, punktu pierwszej pomocy, procedury dla zaginionego dziecka i komunikatów pogodowych. Dobrze ułożony harmonogram festynu powinien obejmować także zadania techniczne, a nie tylko występy.
Pomysły na wydarzenia, w których partnerstwo jest naturalne
- piknik bezpieczeństwa z nauką pierwszej pomocy i stoiskiem lokalnej kuchni;
- dzień otwarty remizy połączony z wystawą kronik KGW i OSP;
- rodzinny rajd lub gra terenowa z punktami edukacyjnymi;
- warsztaty gotowości na awarie prądu, burze i podtopienia;
- zbiórka charytatywna z jasno określonym organizatorem i sposobem rozliczenia;
- festyn sezonowy, podczas którego obie organizacje pokazują swoją codzienną działalność.
Podsumowanie zróbcie wspólnie, ale rozliczenia osobno
W ciągu tygodnia porównajcie frekwencję, budżet, sprzedaż, zdarzenia bezpieczeństwa, pracę wolontariuszy i opinie mieszkańców. Zapiszcie, co należy poprawić przed kolejną edycją. Każda organizacja powinna jednak zachować własne dokumenty zgodnie ze swoim obiegiem finansowym i decyzjami zarządu.
Najlepsza współpraca KGW i OSP nie polega na tym, że „wszyscy robią wszystko”. Polega na wzajemnym szacunku, wykorzystaniu różnych kompetencji i jasności, kto podejmuje konkretną decyzję. Taki model można przećwiczyć także podczas szkolenia z organizacji wydarzeń dla KGW.